Αθήνα 21/12/2023
Αρ. πρωτ.: 57168
ΘΕΜΑ: Λειτουργία «Ψηφιακής Υπηρεσίας Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Αιτημάτων» των Έμμισθων Προξενικών Αρχών, για την παροχή προξενικών υπηρεσιών στους Έλληνες πολίτες που διαμένουν ή βρίσκονται στο εξωτερικό και πολίτες λοιπών κρατών μελών της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή τρίτων χωρών.
Άρθρο 1
Αντικείμενο και πεδίο εφαρμογής
1. Αντικείμενο της παρούσας απόφασης αποτελεί ο καθορισμός του τρόπου λειτουργίας της«Ψηφιακής Υπηρεσίας Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Αιτημάτων» των Εμμίσθων Προξενικών Αρχών, με σκοπό την υποστήριξη των Ελλήνων πολιτών που διαμένουν ή βρίσκονται στο εξωτερικό, καθώς και των πολιτών των λοιπών κρατών μελών της Ευρωπαϊκής Ένωσης και τρίτων χωρών και των υπαλλήλων των ελληνικών Προξενικών Αρχών, στη λήψη και την παροχή προξενικών υπηρεσιών αντίστοιχα.
2. Στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας εντάσσονται:
α) Η ψηφιακή υποβολή αιτημάτων για προξενικές υπηρεσίες,
β) Η ψηφιακή υποβολή των απαιτούμενων δικαιολογητικών,
γ) O ψηφιακός έλεγχος των αιτημάτων από τους προξενικούς υπαλλήλους,
δ) H ηλεκτρονική πληρωμή του αντιτίμου των προξενικών υπηρεσιών,
ε) Η λήψη Πιστοποιητικών Μητρώου Πολιτών, με χαρακτηριστικά εγκυρότητας, τα οποία λαμβάνονται ατελώς,
στ) Η παραγωγή και ψηφιακή αποστολή των αιτούμενων εγγράφων στους πολίτες, όταν αυτό επιτρέπεται από το ισχύον νομοθετικό πλαίσιο,
ζ) Ο καθορισμός ραντεβού για αυτοπρόσωπη παρουσία του πολίτη στην Προξενική Αρχή, όταν αυτό απαιτείται για την εξυπηρέτησή του.
3. Η λειτουργία της «Ψηφιακής Υπηρεσίας Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Αιτημάτων», θα παραμετροποιείται ώστε να προσαρμόζεται:
α) Στις ιδιαιτερότητες των συνθηκών κάθε χώρας στην οποία εδρεύει η κάθε Προξενική Αρχή, συμπεριλαμβανομένων τυχόν διακρατικών συμφωνιών.
β) Στις ιδιαιτερότητες της κάθε Προξενικής Αρχής σε ό,τι αφορά στην καθημερινή της λειτουργία και στο εύρος των παρεχόμενων από αυτή υπηρεσιών.
4. Η λειτουργία της «Ψηφιακής Υπηρεσίας Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Αιτημάτων», θα παρέχεται στην ελληνική, την αγγλική, τη γαλλική, τη γερμανική και την ισπανική γλώσσα.
Άρθρο 2
Πρόσβαση στην Ψηφιακή Υπηρεσία Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Αιτημάτων
1. Η «Ψηφιακή Υπηρεσία Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Αιτημάτων» των ελληνικών Προξενικών Αρχών είναι προσβάσιμη μέσω του Κεντρικού Ιστότοπου του Υπουργείου Εξωτερικών, του Ιστότοπου εκάστης Προξενικής Αρχής καθώς και της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr-ΕΨΠ).
2. Χρήστες της υπηρεσίας είναι οι Έλληνες μόνιμοι Δημόσιοι υπάλληλοι και Έλληνες πολίτες που διαμένουν ή βρίσκονται στο εξωτερικό, καθώς και οι πολίτες λοιπών κρατών-μελών της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή τρίτων χωρών οι οποίοι συναλλάσσονται με τις Προξενικές Αρχές για επαφές τους με το ελληνικό Δημόσιο.
3. Οι αρμόδιοι προξενικοί υπάλληλοι εισέρχονται στην Ψηφιακή Υπηρεσία Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Αιτημάτων, επιβεβαιώνοντας την ταυτότητά τους με χρήση των κωδικών που λαμβάνουν από την Προξενική Αρχή στην οποία κάθε φορά υπηρετούν.
4. Οι Έλληνες πολίτες που διαμένουν ή βρίσκονται στο εξωτερικό εισέρχονται στην ψηφιακή υπηρεσία, με ένα από τους ακόλουθους τρόπους:
α) Λήψη Κωδικού Μίας Χρήσης (One Time Password -OTP) για τους πολίτες που επιθυμούν να εξυπηρετηθούν ως επισκέπτες ή
β) αυθεντικοποίηση με τη χρήση των προσωπικών τους κωδικών της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Ψηφιακής Διακυβέρνησης (Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ.) του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης (taxisnet) ή
γ) με κωδικούς που θα λαμβάνουν, μετά από διαδικασία αυθεντικοποίησής τους με αυτοπρόσωπη παρουσία τους στην Προξενική Αρχή.
5. Οι πολίτες λοιπών κρατών-μελών της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή τρίτων χωρών οι οποίοι συναλλάσσονται με τις Προξενικές Αρχές για επαφές τους με το ελληνικό Δημόσιο, θα μπορούν να κάνουν χρήση της Ψηφιακής Υπηρεσίας Διαχείρισης Αιτημάτων:
α) Με χρήση των προσωπικών τους κωδικών της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Ψηφιακής Διακυβέρνησης (Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ.) του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης (taxisnet) ή
β) με λήψη Κωδικού Μίας Χρήσης (One Time Password -OTP) για εξυπηρέτηση εξ αποστάσεως ως επισκέπτες.
Άρθρο 3
Αυθεντικοποίηση υπαλλήλων Προξενικών Αρχών
1. O τοπικός Διαχειριστής της Προξενικής Αρχής δημιουργεί λογαριασμό «Χρήστη Προξενικής Αρχής», καθορίζοντας το όνομα χρήστη (Username) και το προσωρινό κωδικό πρόσβασης (password), του υπαλλήλου.
Παράλληλα του εκχωρεί τα κατάλληλα δικαιώματα χρήσης της Ψηφιακής Υπηρεσίας για τις προξενικές υπηρεσίες και συνακόλουθα για τα αιτήματα που μπορεί να διεκπεραιώνει, βάσει του ρόλου του εντός της Προξενικής Αρχής.
2. Με ευθύνη των Προϊσταμένων και στις Προξενικές Αρχές όπου απαιτείται, δύναται να χορηγηθεί περιορισμένη πρόσβαση-ρόλος σε δεόντως εξουσιοδοτημένο μη μόνιμο τοπικό προσωπικό ελληνικής υπηκοότητας, προκειμένου να πραγματοποιεί βοηθητικές εργασίες στην Ψηφιακή Υπηρεσία Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Αιτημάτων, όπως σάρωση και καταχώρηση δικαιολογητικών, χωρίς να έχει πρόσβαση στις λοιπές λειτουργίες του συστήματος, ούτε στην παρακολούθηση της εξέλιξης ενός αιτήματος.
Άρθρο 4
Διαδικασία αυθεντικοποίησης Ελλήνων πολιτών που διαμένουν ή βρίσκονται στο εξωτερικό από τις Προξενικές Αρχές
1. Οι Έλληνες πολίτες που διαμένουν ή βρίσκονται στο εξωτερικό, δύνανται να εισέρχονται στην Ψηφιακή Υπηρεσία Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Αιτημάτων, λαμβάνοντας Κωδικό μίας Χρήσης (OTP - One Time Password), στην προσωπική τους ηλεκτρονική διεύθυνση (email), κάνοντας στη συνέχεια χρήση της ηλεκτρονικής υπηρεσίας ως επισκέπτες, δηλαδή χωρίς να είναι δυνατή η πλήρης εξ αποστάσεως εξυπηρέτησή τους, καθώς θα πρέπει να προσέλθουν στην Προξενική Αρχή για την ταυτοποίησή τους και την ολοκλήρωση των προξενικών πράξεων που αιτήθηκαν.
2. Αν οι Έλληνες πολίτες, που δεν διαθέτουν κωδικούς αυθεντικοποίησης μέσω taxisnet, το επιθυμούν, δύνανται να αυθεντικοποιούνται ως χρήστες της Ψηφιακής Υπηρεσίας με αυτοπρόσωπη παρουσία τους στην Προξενική Αρχή, όπου αιτούνται προς τον εξουσιοδοτημένο προξενικό υπάλληλο να προχωρήσει στη διαδικασία αυθεντικοποίησής τους.
Μετά την ταυτοποίησή τους και την ολοκλήρωση της διαδικασίας αυθεντικοποίησης, παρέχονται στους αιτούντες πολίτες τα διαπιστευτήρια αυθεντικοποίησής τους (Όνομα Χρήστη και Κωδικός Πρόσβασης) για την είσοδό τους στην Ψηφιακή Υπηρεσία, με όλα τα δικαιώματα χρήσης που παρέχονται και στην περίπτωση αυθεντικοποιημένου χρήστη μέσω taxisnet.
3. Η ροή αυθεντικοποίησης του πολίτη εκκινεί, από τον εξουσιοδοτημένο υπάλληλο της Προξενικής Αρχής στον οποίο αρχικά παρέχεται η συναίνεση του Έλληνα πολίτη που διαμένει ή βρίσκεται στο εξωτερικό, για την αποθήκευση και επεξεργασία των προσωπικών του δεδομένων.
Επιπλέον ο πολίτης παρέχει στον εξουσιοδοτημένο υπάλληλο της Προξενικής Αρχής τα απαιτούμενα προσωπικά στοιχεία του, για τη συμπλήρωση της ηλεκτρονικής φόρμας αυθεντικοποίησης χρήστη καθώς και τα απαραίτητα ταυτοποιητικά του έγγραφα.
4. Κατά τη διαδικασία αυθεντικοποίησης, ο προξενικός υπάλληλος ερωτά τον πολίτη αν διαθέτει ελληνικό ΑΦΜ και σε περίπτωση καταφατικής απάντησης γίνεται έλεγχος, μέσω διαλειτουργικότητας, αν ο πολίτης διαθέτει και κωδικούς taxisnet. Αν διαθέτει κωδικούς taxisnet δεν προχωρεί η διαδικασία αυθεντικοποίησής του μέσω της Προξενικής Αρχής.
Αν δεν διαθέτει, περιγράφεται στον πολίτη η δυνατότητα έκδοσης κωδικών taxisnet εξ αποστάσεως, μέσω βιντεοκλήσης με υπάλληλο της ΑΑΔΕ είτε αυτόματα μέσω ταυτοποίησης με ελληνικό κινητό τηλέφωνο και ΙΒΑΝ σε ελληνικό πιστωτικό ίδρυμα, είτε μέσω φορολογικού εκπροσώπου, είτε μέσω εξουσιοδοτημένου εκπροσώπου.
Αν ο πολίτης θέλει να προχωρήσει στην αυθεντικοποίησή του μέσω της Προξενικής Αρχής, ο υπάλληλος συνεχίζει τη διαδικασία.
5. Από την ψηφιακή υπηρεσία εκδίδεται αυτόματα με την ολοκλήρωση του "Αιτήματος αυθεντικοποίησης χρήστη", το όνομα χρήστη (username) και ο προσωπικός κλειδάριθμος (token) τα οποία παραδίδονται έγχαρτα από τον υπάλληλο στον πολίτη, μαζί με οδηγίες χρήσης. Επισημαίνεται πως ο κλειδάριθμος (token) είναι κωδικός για την πρώτη είσοδο του πολίτη στην Ψηφιακή Υπηρεσία (first time password).
Παράλληλα, στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (email) το οποίο έχει δηλώσει ο πολίτης, λαμβάνει μήνυμα με το όνομα χρήστη (username) που του έχει αποδοθεί και τον σύνδεσμο με τον οποίο θα κάνει την πρώτη σύνδεσή του στην ψηφιακή υπηρεσία.
6. Επιλέγοντας ο πολίτης τον σύνδεσμο, μεταφέρεται αυτόματα στην επιλογή «Είσοδος ως αυθεντικοποιημέ-νος χρήστης μέσω της προξενικής αρχής», όπου θα εισαγάγει το όνομα χρήστη (username) και τον κλειδάριθμο (token) που του έχουν δοθεί.
Η Ψηφιακή Υπηρεσία, μετά τον έλεγχο των στοιχείων, ζητεί από τον πολίτη να ορίσει και να επαληθεύσει το νέο προσωπικό του κωδικό (password).
7. Για τους Έλληνες πολίτες που ταυτοποιούνται και αυθεντικοποιούνται με τη διαδικασία που περιγράφεται στο παρόν άρθρο, τηρείται στην Ψηφιακή Υπηρεσία κάθε Προξενικής Αρχής Μητρώο αυθεντικοποιημένων πολιτών, το οποίο περιλαμβάνει τόσο τον αριθμό μητρώου του προξενικού υπαλλήλου που προέβη στη διαδικασία ταυτοποίησης και αυθεντικοποίησης, όσο και τα στοιχεία του πολίτη (όνομα, επίθετο, ημερομηνία γέννησης, στοιχεία επικοινωνίας).
8. Μετά τη γραπτή συναίνεση του πολίτη για την επεξεργασία των προσωπικών του δεδομένων, δεν υφίσταται δυνατότητα μεμονωμένης διαγραφής δεδομένων, παρά μόνο συνολική για ορισμένη χρονική περίοδο, σύμφωνα με παραμετροποιημένη διαδικασία εκκινούμενη από την Κεντρική Υπηρεσία του Υπουργείου Εξωτερικών, η οποία προβλέπει τη διαγραφή των πινάκων με τα αιτήματα, τα δεδομένα διαλειτουργικότητας και όλα τα επισυναπτόμενα αρχεία στην Ψηφιακή Υπηρεσία.
9. Σε περίπτωση που Έλληνας πολίτης, που διαμένει ή βρίσκεται στο εξωτερικό και έχει αυθεντικοποιηθεί από Προξενική Αρχή, ζητήσει να τροποποιηθούν τα στοιχεία που δήλωσε κατά την αρχική διαδικασία αυθεντικοποίησής του ή να απενεργοποιηθεί ο λογαριασμός του, αυτό μπορεί να γίνει με την αυτοπρόσωπη παρουσία του στην Προξενική Αρχή, από εξουσιοδοτημένο προξενικό υπάλληλο.
10. Σε περίπτωση που Έλληνας πολίτης, που διαμένει η βρίσκεται στο εξωτερικό, κατά τη σύνδεσή του ως «Αυθεντικοποιημένου χρήστη μέσω Προξενικής Αρχής» ξεχάσει τον κωδικό του, επιλέγει «Ξέχασα τον κωδικό μου».
Στη συνέχεια από την Ψηφιακή Υπηρεσία του ζητείται το όνομα χρήστη που ήδη διαθέτει και του αποστέλλεται αυτόματα κωδικός επαναφοράς στην ηλεκτρονική διεύθυνση με την οποία έχει κάνει την αρχική εγγραφή του.
Άρθρο 5
Ροές ηλεκτρονικής εξυπηρέτησης πολιτών από τις Προξενικές Αρχές
1. Για Έλληνες πολίτες που διαμένουν ή βρίσκονται στο εξωτερικό και πολίτες λοιπών κρατών μελών της Ευρωπαϊκής Ένωσης και τρίτων χωρών που συναλλάσσονται με τις ελληνικές Προξενικές Αρχές, που επιθυμούν να εξυπηρετηθούν ως «Χρήστης ΟΤP (One Time Password)» ακολουθείται η εξής διαδικασία:
α) Ο πολίτης εισέρχεται στην Ψηφιακή Υπηρεσία επιλέγοντας "Είσοδος ως Χρήστης OTP" και καταχωρεί τη διεύθυνση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του, στο οποίο του αποστέλλεται άμεσα Κωδικός μίας Χρήσης.
β) Ο πολίτης με τον κωδικό μίας χρήσης μπορεί να εισέλθει στην Ψηφιακή Υπηρεσία και να υποβάλει αίτημα για την προξενική υπηρεσία που χρειάζεται, επισυνάπτοντας και τα απαιτούμενα δικαιολογητικά.
γ) Στη συνέχεια μεταβαίνει στην Προξενική Αρχή ορίζοντας Ραντεβού, ώστε να γίνει η ταυτοποίησή του, να ελεγχθούν το αίτημά του και τα δικαιολογητικά που έχει επισυνάψει στο αίτημα ή/και θα προσκομίσει στην Προξενική Αρχή και να ακολουθηθεί η διαδικασία εξυπηρέτησης, όπως στην περίπτωση αυτοπρόσωπης παρουσίας πολίτη, που περιγράφεται στη συνέχεια.
2. Για Έλληνες πολίτες που διαμένουν ή βρίσκονται στο εξωτερικό και πολίτες λοιπών κρατών μελών της Ευρωπαϊκής Ένωσης και τρίτων χωρών που συναλλάσσονται με τις ελληνικές Προξενικές Αρχές, κατά την αυτοπρόσωπη παρουσία τους στην Προξενική Αρχή ακολουθείται η ακόλουθη διαδικασία εξυπηρέτησης μέσω της ψηφιακής υπηρεσίας:
α) Εφόσον έχει προηγηθεί η εκτός ψηφιακής υπηρεσίας επικοινωνία και συμφωνία πολίτη και υπαλλήλου ή και σε έκτακτες περιπτώσεις χωρίς προηγούμενη επικοινωνία, ο πολίτης μεταβαίνει στην Προξενική Αρχή για να υποβάλει αίτημα, για κάποια από τις παρεχόμενες προξενικές υπηρεσίες. Ο υπάλληλος οφείλει να έχει ενημερώσει τον πολίτη για τα απαιτούμενα δικαιολογητικά, τα οποία θα πρέπει να διαθέτει κατά τη μετάβασή του στην Προξενική Αρχή,καθώς και για τη ροή διεκπεραίωσης ανάλογα με το αίτημα, στις περιπτώσεις που έχει προηγηθεί επικοινωνία. Εναλλακτικά, ο πολίτης μπορεί να ενημερωθεί για τα απαραίτητα δικαιολογητικά και από τον Εικονικό Βοηθό που λειτουργεί στους ιστότoπους όλων των ελληνικών Προξενικών Αρχών.
β) Ο εξουσιοδοτημένος προξενικός υπάλληλος κάνοντας χρήση των κωδικών του εισέρχεται στην Ψηφιακή Υπηρεσία και δημιουργεί ή επιλέγει μία ήδη καταχωρημένη αίτηση, για την προξενική υπηρεσία που επιθυμεί ο πολίτης.
γ) Ο υπάλληλος οφείλει να ζητήσει τη συγκατάθεση του πολίτη για την αποθήκευση και επεξεργασία των προσωπικών του δεδομένων, ώστε να προχωρήσει στη συμπλήρωση της αίτησης. Σε περίπτωση αρνητικής απάντησης του πολίτη δεν μπορεί να συνεχιστεί η διαδικασία.
δ) Ακολούθως ο υπάλληλος συμπληρώνει τουλάχιστον όλα τα υποχρεωτικά πεδία της Αίτησης και αναρτά στην Ψηφιακή Υπηρεσία τα δικαιολογητικά που έχει προσκομίσει ο πολίτης, επισυνάπτοντάς τα ως ηλεκτρονικά αρχεία, είτε σκανάροντάς τα είτε αναρτώντας τα σε ηλεκτρονική μορφή, όπως τα έχει αποστείλει ο πολίτης από το email του, το οποίο έχει δηλώσει κατά τη δημιουργία του χρήστη του στην ψηφιακή υπηρεσία.
ε) Στη συνέχεια πραγματοποιείται έλεγχος ορθότητας των πεδίων που έχουν συμπληρωθεί, όπως και έλεγχος εγκυρότητας των επισυναπτόμενων δικαιολογητικών.
στ) Ο έλεγχος εγκυρότητας των επισυναπτόμενων δικαιολογητικών για τους Έλληνες πολίτες που διαμένουν ή βρίσκονται στο εξωτερικό, πραγματοποιείται με υπηρεσίες επαλήθευσης για όσα δικαιολογητικά μπορούν να ελεγχθούν με κάποια από τις διαθέσιμες διαλειτουργικότητες της Ψηφιακής Υπηρεσίας.
ζ) Σε κάθε περίπτωση τα αναρτημένα δικαιολογητικά ελέγχονται με την προβολή τους και διασταύρωση της εγκυρότητάς τους με τα προσκομισθέντα ταυτοποιητικά στοιχεία του πολίτη (Έλληνα ή αλλοδαπού).
η) Οι διαθέσιμες ενέργειες, μετά την πραγματοποίηση των ελέγχων ορθότητας, είναι η αποδοχή ή η απόρριψη του κάθε δικαιολογητικού. Στην περίπτωση της απόρριψης δικαιολογητικού ο πολίτης ενημερώνεται ώστε, είτε εξ αποστάσεως, να αναρτήσει το ορθό δικαιολογητικό στην Αίτησή του και να την υποβάλει εκ νέου, είτε να το προσκομίσει στην Προξενική Αρχή, κλείνοντας νέο ραντεβού.
θ) Αν οι έλεγχοι ορθότητας που πραγματοποίησε ο υπάλληλος είναι επιτυχείς, ο πολίτης ενημερώνεται για το αντίτιμο της προξενικής υπηρεσίας που καλείται να καταβάλει με τον προβλεπόμενο ανά Προξενική Αρχή τρόπο πληρωμής.
Μετά την επιτυχή ολοκλήρωση της πληρωμής, ενημερώνεται αντίστοιχα από τον υπάλληλο η κατάσταση επιτυχούς πληρωμής στην ηλεκτρονική Αίτηση του πολίτη.
ι) Ακολούθως, για αιτήματα Ελλήνων πολιτών για τα οποία υποστηρίζεται η λήψη του αιτούμενου πιστοποιητικού μέσω διαλειτουργικότητας, ο υπάλληλος επιλέγει το αντίστοιχο πεδίο.
Διαφορετικά, στην περίπτωση που η ροή του αιτήματος προβλέπει την έκδοση εγγράφου από την Προξενική Αρχή, γίνεται επισύναψη του παραγόμενου εγγράφου από τον υπάλληλο στην Ψηφιακή Υπηρεσία.
Σε περίπτωση λάθους στην πρώτη επισύναψη εγγράφου, αυτό μπορεί να διαγραφεί από τον υπάλληλο και να επισυναφθεί εκ νέου.
ια) Η κατάσταση της αίτησης μεταβάλλεται από τον υπάλληλο, είτε σε "Έγγραφο παραδόθηκε" όταν παράγεται έγγραφο και παραδίδεται στον πολίτη, είτε σε "Προς προώθηση σε αρμόδια υπηρεσία" αν η Προξενική Αρχή πρέπει να προωθήσει το έγγραφο σε υπηρεσία του ελληνικού δημοσίου προς διεκπεραίωση.
ιβ) Ο πολίτης ενημερώνεται για οποιαδήποτε αλλαγή κατάστασης της αίτησής του μέσω του προσωπικού του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το οποίο έχει γνωστοποιήσει στον προξενικό υπάλληλο.
ιγ) Σε κάθε περίπτωση o υπάλληλος παραδίδει στον πολίτη την απόδειξη είσπραξης μαζί με το παραγόμενο έγγραφο.
3. Στην περίπτωση εξ αποστάσεως εξυπηρέτησης του πολίτη ως «Αυθεντικοποιημένου Χρήστη μέσω Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ. (taxisnet) ή Ταυτοποιημένου Χρήστη από Προξενική Αρχή» ακολουθείται η εξής διαδικασία:
α) Ο πολίτης εκκινεί την Ψηφιακή Υπηρεσία και επιλέγει την Προξενική Αρχή στην αρμοδιότητα της οποίας εμπίπτει, καθώς και την κατηγορία και το είδος του αιτήματος που επιθυμεί να υποβάλει. Επίσης, ενημερώνεται για τα απαιτούμενα δικαιολογητικά, τη διαδικασία της αίτησης και το κόστος της, από τις πληροφορίες που συνοδεύουν την περιγραφή κάθε κατηγορίας προξενικής πράξης.
β) Ακολούθως, εισέρχεται στην Ψηφιακή Υπηρεσία επιλέγοντας την κατάλληλη κατηγορία χρήστη «Αυθεντικοποιημένου Χρήστη μέσω Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ. (taxisnet) ή Αυθεντικοποιημένου Χρήστη από Προξενική Αρχή» και αφού γίνει η αυθεντικοποίησή του, μεταφέρεται σε οθόνη με τα προσωπικά του στοιχεία (όνομα, επώνυμο, ΑΦΜ, όνομα πατρός, όνομα μητρός, ημερομηνία γέννησης, κ.λπ.). Τα ελέγχει και εάν συμφωνεί, συμπληρώνει τα υπόλοιπα απαραίτητα πεδία της Αίτησης.
γ) Στη συνέχεια δίνει τη συγκατάθεσή του για την αποθήκευση και επεξεργασία των προσωπικών του δεδομένων, διαφορετικά η ψηφιακή υπηρεσία δεν επιτρέπει τη συνέχιση της διαδικασίας υποβολής του αιτήματός του.
δ) Ακολούθως αναρτά τα απαιτούμενα δικαιολογητικά, για τα οποία έχει ενημερωθεί στην αρχική σελίδα της υπηρεσίας και υποβάλλει το αίτημα.
ε) Ο υπάλληλος της Προξενικής Αρχής ενημερώνεται για την υποβολή με εισερχόμενο μήνυμα και στη συνέχεια εντοπίζει το αίτημα του πολίτη.
Μετά την προβολή του αιτήματος μπορεί να προχωρήσει στις επόμενες ενέργειες για τη διεκπεραίωσή του, όπως έλεγχο ορθότητας των πεδίων της Αίτησης που έχουν συμπληρωθεί και έλεγχο ορθότητας των επισυναπτόμενων δικαιολογητικών.
στ) Ο έλεγχος ορθότητας των επισυναπτόμενων δικαιολογητικών πραγματοποιείται είτε καλώντας τη διαθέσιμη διαλειτουργικότητα (για τα δικαιολογητικά που μπορούν να ελεγχθούν με κάποια από τις διαθέσιμες διαλειτουργικότητες της Ψηφιακής Υπηρεσίας) ή προβάλλοντάς τα και πραγματοποιώντας οπτικά τον έλεγχο.
ζ) Μετά την πραγματοποίηση των ελέγχων ορθότητας δικαιολογητικών, μπορεί να γίνει αποδοχή ή απόρριψή τους.
Στην περίπτωση απόρριψης κάποιου δικαιολογητικού ή εάν κάποια από τα στοιχεία που συμπληρώθηκαν στα πεδία της Αίτησης θεωρηθούν λανθασμένα, ο πολίτης ενημερώνεται με ηλεκτρονικό μήνυμα, πραγματοποιεί τις απαραίτητες διορθώσεις και υποβάλλει ξανά την αίτηση, η οποία επιστρέφει στον υπάλληλο για επανέλεγχο.
Αφού γίνει επανέλεγχος ο υπάλληλος μπορεί να ζητήσει εκ νέου διόρθωση της αίτησης ή να την απορρίψει.
η) Αν η αίτηση θεωρηθεί ορθή και πλήρης και ανάλογα με την προβλεπόμενη ροή ολοκλήρωσης του αιτήματος, ο πολίτης ειδοποιείται με μήνυμα να ορίσει ραντεβού για να εξυπηρετηθεί με αυτοπρόσωπη παρουσία στην Προξενική Αρχή, επιλέγοντας ένα από τα διαθέσιμα διαστήματα στο ημερολόγιο της Ψηφιακής Υπηρεσίας. Ο πολίτης έχει τη δυνατότητα να αλλάξει ημερομηνία και ώρα ραντεβού ή να το ακυρώσει.
Ο Διαχειριστής της Ψηφιακής Υπηρεσίας αλλά και ο υπάλληλος - χρήστης Προξενικής Αρχής μπορούν επίσης να ακυρώσουν ραντεβού, όταν προκύψουν συνθήκες οι οποίες δεν επιτρέπουν την πραγματοποίησή τους.
θ) Αν η αίτηση θεωρηθεί ορθή και πλήρης και η ροή εξυπηρέτησης του αιτήματος προβλέπει την πλήρη εξ αποστάσεως ολοκλήρωσή του, ειδοποιείται με μήνυμα ο πολίτης για το αντίτιμο της προξενικής πράξης που καλείται να καταβάλει.
Ο πολίτης επιλέγει έναν από τους διαθέσιμους Παρόχους για πληρωμή με πιστωτική/χρεωστική κάρτα ή eBanking για διατραπεζική κατάθεση του προβλεπόμενου αντιτίμου.
ι) Μετά την πληρωμή, αν έχει επιλεγεί πάροχος για πληρωμή με πιστωτική/χρεωστική κάρτα, ο προξενικός υπάλληλος ενημερώνεται για την πληρωμή με μήνυμα στην ψηφιακή υπηρεσία, ενώ στην περίπτωση επιλογής διατραπεζικής κατάθεσης μέσω ebanking, ο πολίτης επισυνάπτει το αποδεικτικό πληρωμής στην αίτησή του στην Ψηφιακή Υπηρεσία και το υποβάλλει, ώστε να ενημερωθεί η Προξενική Αρχή και να ελέγξει ότι έχουν κατατεθεί τα χρήματα στον τραπεζικό της λογαριασμό.
ια) Μετά την επιτυχή ολοκλήρωση της πληρωμής και εφόσον στη ροή του αιτήματος δεν υπάρχει απαίτηση για προγραμματισμό ραντεβού, το αιτούμενο πιστοποιητικό ετοιμάζεται από την Προξενική Αρχή ή λαμβάνεται μέσω διαλειτουργικότητας και αποστέλλεται στον πολίτη μέσω της Ψηφιακής Υπηρεσίας.
Αν απαιτείται, το πιστοποιητικό προωθείται σε άλλη ελληνική δημόσια αρχή για περαιτέρω διεκπεραίωση του αιτήματος του πολίτη.
ιβ) Στις περιπτώσεις που η επιλεγμένη από τον πολίτη προξενική πράξη δεν δύναται να ολοκληρωθεί εξ αποστάσεως, η ροή του αιτήματος προβλέπει τον προγραμματισμό ραντεβού και ακολουθείται η διαδικασία για τον ορισμό του και τη συνέχιση της εξυπηρέτησης του πολίτη με αυτοπρόσωπη παρουσία του στην Προξενική Αρχή, όπως στην προηγούμενη παράγραφο (2).
Άρθρο 6
Δυνατότητα εγγραφής Ελλήνων πολιτών σε Μητρώο Απόδημου Ελληνισμού
1. Ο υπάλληλος ενημερώνει τους συναλλασσόμενους, στο πλαίσιο της Ψηφιακής Υπηρεσίας, Έλληνες πολίτες, που διαμένουν ή βρίσκονται στο εξωτερικό, για τη δυνατότητα εγγραφής τους σε ένα Μητρώο Απόδημων Ελλήνων και, σε περίπτωση που οι πολίτες παράσχουν τη συγκατάθεσή τους, τους εγγράφει στο Μητρώο αυτό, επιλέγοντας το αντίστοιχο πεδίο της Ψηφιακής Υπηρεσίας.
2. Διατηρώντας τα στοιχεία επικοινωνίας των εγγεγραμμένων στο Μητρώο Απόδημων Ελλήνων, η αρμόδια Προξενική Αρχή έχει τη δυνατότητα να τους ενημερώνει για δράσεις και εκδηλώσεις που λαμβάνουν χώρα στον τόπο διαμονής τους και για διάφορα θέματα ελληνικού ενδιαφέροντος (ενδεικτικά, θέματα επικαιρότητας από την Ελλάδα).
3. Ο πολίτης, το όνομα και τα στοιχεία του οποίου έχουν καταχωρισθεί στο Μητρώο Απόδημου Ελληνισμού, μπορεί ανά πάσα στιγμή να ζητήσει, με αίτησή του μέσω της Ψηφιακής Υπηρεσίας προς την αρμόδια Προξενική Αρχή, να διαγραφεί από το Μητρώο (ενδεικτικά, σε περίπτωση επαναπατρισμού).
Άρθρο 7
Παρεχόμενες προξενικές υπηρεσίες μέσω της Ψηφιακής Υπηρεσίας Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Αιτημάτων
1. Οι παρεχόμενες προξενικές υπηρεσίες, οι οποίες δύνανται να παρέχονται μερικώς ή πλήρως ηλεκτρονικά, σύμφωνα με τις ροές του άρθρου 5, αφορούν στις ακόλουθες κατηγορίες.
A. ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΑ - ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΑ
α) Πιστοποιητικό οικογενειακής κατάστασης
β) Πιστοποιητικό γέννησης
γ) Πιστοποιητικό εγγυτέρων συγγενών
δ) Απόσπασμα ληξιαρχικής πράξης θανάτου
ε) Απόσπασμα ληξιαρχικής πράξης γέννησης
στ) Απόσπασμα ληξιαρχικής πράξης γάμου
ζ) Απόσπασμα ληξιαρχικής πράξης συμφώνου συμβίωσης
η) Ακριβές Αντίγραφο - Επικύρωση
θ) Πιστοποιητικό ταυτοπροσωπίας
ι) Μετατροπή άδειας οδήγησης σε ελληνική
ια) Μεταφορά σορού
ιβ) Μεταφορά οστών
ιγ) Μεταφορά τέφρας
ιδ) Μεταφορά συνήθους κατοικίας (Μετοίκηση).
B. ΜΟΝΙΜΟΣ ΚΑΤΟΙΚΟΣ ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΥ
α) Πιστοποιητικό μονίμου κατοίκου εξωτερικού για στρατολογική χρήση
β)Πιστοποιητικό Εν Ζωή για συνέχιση σύνταξης από Ελλάδα (ή Πιστοποιητικό Αμεταβλήτου).
Γ. ΔΗΛΩΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΙΚΩΝ ΓΕΓΟΝΟΤΩΝ
α) Δήλωση γάμου
β) Δήλωση γέννησης
γ) Δήλωση θανάτου
Δ. ΔΙΑΒΑΤΗΡΙΑ
α) Υποβολή αίτησης έκδοσης Διαβατηρίου Ενηλίκων
β) Υποβολή αίτησης έκδοσης Διαβατηρίου Ανηλίκων
γ) Υποβολή αίτησης έκδοσης Διαβατηρίου λόγω απώλειας/κλοπής
δ) Έκδοση εθνικού προσωρινού ταξιδιωτικού εγγράφου (Laissez-passer).
Ε. ΘΕΩΡΗΣΕΙΣ ΕΙΣΟΔΟΥ
Δύναται να υπάρξει σύνδεσμος παραπομπής των πολιτών στην υπηρεσία ELVISOnLine του Υπουργείου Εξωτερικών.
ΣΤ. ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΙΘΑΓΕΝΕΙΑ
α) Αυτοδίκαιη κτήση ελληνικής ιθαγένειας ανήλικων τέκνων γονέα που απέκτησε ελληνική ιθαγένεια με δήλωση
β) Αυτοδίκαιη κτήση ελληνικής ιθαγένειας ανήλικου τέκνου με τη γέννηση, από Έλληνα ή Ελληνίδα
γ) Αυτοδίκαιη κτήση ελληνικής ιθαγένειας ενηλίκου, λόγω γέννησης από Έλληνα ή Ελληνίδα
δ) Κτήση Ελληνικής Ιθαγένειας με δήλωση λόγω γέννησης από Ελληνίδα
ε) Κτήση Ελληνικής Ιθαγένειας με δήλωση λόγω γέννησης από Έλληνα
στ) Κτήση Ελληνικής Ιθαγένειας με Αναγνώριση
ζ) Κτήση Ελληνικής Ιθαγένειας από γέννηση με έκδοση διαπιστωτικής
η) Πολιτογράφηση Ομογενών που διαμένουν στο Εξωτερικό.
Ζ. ΣΤΡΑΤΕΥΣΗ
Χορήγηση βεβαίωσης Ανυποταξίας Εξωτερικού
Η. ΣΥΜΒΟΛΑΙΟΓΡΑΦΙΚΕΣ ΠΡΑΞΕΙΣ
α) Πληρεξούσια
β) Λοιπές Συμβολαιογραφικές Πράξεις
Θ. ΛΟΙΠΕΣ ΠΡΟΞΕΝΙΚΕΣ ΠΡΑΞΕΙΣ
Μέσω της Ψηφιακής Υπηρεσίας οι πολίτες δύνανται να κάνουν Αίτηση, να αποστείλουν τα ταυτοποιητικά τους στοιχεία και κατόπιν συνεννόησης με την Προξενική Αρχή να ορίσουν ραντεβού, για οποιαδήποτε από τις προξενικές πράξεις, όπως προβλέπονται στο άρθρο 2 του π.δ. 16/2014 «Προξενικά τέλη και δικαιώματα».
Άρθρο 8
Διαλειτουργικότητες
1. Για τους σκοπούς της παρούσας, η «Ψηφιακή Υπηρεσία Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Αιτημάτων» των Έμμισθων Προξενικών Αρχών αντλεί δεδομένα από πληροφοριακά συστήματα των φορέων του δημόσιου τομέα και ιδίως:
α) Το Πληροφοριακό Σύστημα (Π/Σ) TAXIS, το Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Φορολογίας που περιγράφεται στις διατάξεις του άρθρου 37 του Ν. 4389/2016 της Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Εσόδων (Α.Α.Δ.Ε.), για τη λήψη Στοιχείων Ταυτοποίησης Φυσικών Προσώπων, για την αυθεντικοποίηση των χρηστών της Ψηφιακής Υπηρεσίας Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Αιτημάτων των Προξενικών Αρχών,
β) το Πληροφοριακό Σύστημα (Π/Σ) TAXIS, το Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Φορολογίας που περιγράφεται στις διατάξεις του άρθρου 37 του Ν. 4389/2016 της Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Εσόδων (Α.Α.Δ.Ε.), για την επιβεβαίωση ύπαρξης λογαριασμού TAXISnet του πολίτη, για τους πολίτες που προσέρχονται στις Προξενικές Αρχές και δηλώνουν κάτοχοι ελληνικού Αριθμού Φορολογικού Μητρώου (ΑΦΜ),
γ) την Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης (ΕΨΠ-gov.gr) του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, για τη σήμανση των ακόλουθων Πιστοποιητικών του Μητρώου Πολιτών, τα οποία θα λαμβάνονται μέσω του ΚΕΔ (Κέντρο Διαλειτουργικότητας):
1. Απόσπασμα Ληξιαρχικής Πράξης Γέννησης
2. Απόσπασμα Ληξιαρχικής Πράξης Γάμου
3. Απόσπασμα Ληξιαρχικής Πράξης Συμφώνου Συμβίωσης
4. Απόσπασμα Ληξιαρχικής Πράξης Θανάτου
5. Πιστοποιητικό Γέννησης
6. Πιστοποιητικό Οικογενειακής Κατάστασης
7. Πιστοποιητικό Εγγυτέρων Συγγενών
8. Πιστοποιητικό Ιθαγένειας.
δ) το Πληροφοριακό Σύστημα (Π/Σ) του Μητρώου Πολιτών του Υπουργείου Εσωτερικών και τις ακόλουθες διαθέσιμες υπηρεσίες λήψης δεδομένων (data), προκειμένου να πραγματοποιείται αυτοματοποιημένος ή άλλος έλεγχος ως προς την ορθότητα των στοιχείων που καταχωρούνται από τους πολίτες ηλεκτρονικά στις αιτήσεις τους:
- Λήψη στοιχείων Πιστοποιητικού Γέννησης
- Λήψη στοιχείων Πιστοποιητικού Οικογενειακής Κατάστασης
- Λήψη στοιχείων Πιστοποιητικού Θανάτου, με αναζήτηση βάσει του ΑΦΜ του προσώπου που απεβίωσε
- Λήψη στοιχείων Πιστοποιητικού Θανάτου, με αναζήτηση βάσει των προσωπικών στοιχείων και της ημερομηνίας θανάτου του προσώπου που απεβίωσε.
ε) το Πληροφοριακό Σύστημα (Π/Σ) της Ελληνικής Αστυνομίας/Διεύθυνση Διαβατηρίων και τις διαθέσιμες υπηρεσίες λήψης δεδομένων (data) για Έλεγχο Εγκυρότητας Διαβατηρίου και Λήψη Στοιχείων Διαβατηρίων, προκειμένου οι υπάλληλοι των Προξενικών Αρχών να κάνουν εσωτερικό έλεγχο της εγκυρότητας και της ορθότητας των στοιχείων των ελληνικών διαβατηρίων που προσκομίζουν οι πολίτες,
στ) το Πληροφοριακό Σύστημα (Π/Σ) της Ελληνικής Αστυνομίας/PoliceonLine και τις διαθέσιμες υπηρεσίες για Λήψη Φωτογραφίας Αστυνομικής Ταυτότητας, και για Λήψη Δεδομένων (data) Στοιχείων Αστυνομικής Ταυτότητας βάσει αριθμού Ταυτότητας και Στοιχείων Αστυνομικής Ταυτότητας, προκειμένου οι υπάλληλοι των Προξενικών Αρχών να κάνουν εσωτερικό έλεγχο της εγκυρότητας και της ορθότητας των στοιχείων των ελληνικών αστυνομικών ταυτοτήτων που προσκομίζουν οι πολίτες,
ζ) το Πληροφοριακό Σύστημα (Π/Σ) της Στρατολογίας και τη διαθέσιμη υπηρεσία Λήψης Δεδομένων (data) Στοιχείων Στρατολογικής Κατάστασης, προκειμένου οι υπάλληλοι των Προξενικών Αρχών να κάνουν εσωτερικό έλεγχο εγκυρότητας και ορθότητας των αποδεικτικών στρατολογικής κατάστασης που προσκομίζουν οι πολίτες.
2. Όλες οι απαιτούμενες διαλειτουργικότητες διενεργούνται μέσω του Κέντρου Διαλειτουργικότητας της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Ψηφιακής Διακυβέρνησης του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, σύμφωνα με το άρθρο 84 του Ν. 4727/2020 και το άρθρο 47 του Ν. 4623/2019.
Άρθρο 9
Επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα
1. Το Υπουργείο Εξωτερικών ορίζεται ως υπεύθυνος επεξεργασίας, κατά την έννοια της περ. 7 του άρθρου 4 του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων -ΓΚΠΔ), για τους σκοπούς της λειτουργίας της «Ψηφιακής Υπηρεσίας Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Αιτημάτων». Η επεξεργασία έχει ως νομική βάση την εκπλήρωση καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον, σύμφωνα με την περ. ε΄ της παρ. 1 του άρθρου 6 του ΓΚΠΔ, το οποίο συνίσταται στην παροχή ψηφιακών δημόσιων υπηρεσιών, για την απλούστευση και ψηφιοποίηση των διαδικασιών παροχής προξενικών υπηρεσιών.
2. Κάθε επεξεργασία διενεργείται σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων, τον ν. 4624/2019, το ισχύον Πλαίσιο Ασφάλειας Πληροφοριακών Συστημάτων του Υπουργείου Εξωτερικών και την Πολιτική Ορθής Χρήσης Διαδικτυακών υπηρεσιών του Υπουργείου Εξωτερικών.
Άρθρο 10
Τεχνικά και οργανωτικά μέτρα
1. Το Υπουργείο Εξωτερικών έχει την υποχρέωση λήψης και διαρκούς τήρησης των κατάλληλων και αναγκαίων τεχνικών και οργανωτικών μέτρων ασφάλειας των διακινούμενων δεδομένων, πληροφοριών και εγγράφων και, κατ΄ ελάχιστον, της καταγραφής και παρακολούθησης των προσβάσεων, της διασφάλισης ιχνηλασιμότητας και της προστασίας των διακινούμενων δεδομένων από κάθε παραβίαση, καθώς και από σκόπιμη ή τυχαία απειλή.
2. Οι έμμισθες ελληνικές Προξενικές Αρχές τηρούν τα κατάλληλα και αναγκαία τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ασφάλειας των δεδομένων και εγγράφων που μεταφορτώνουν στην Ψηφιακή Υπηρεσία Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Αιτημάτων και κάθε άλλο μέτρο που διασφαλίζει την προστασία από μη εγκεκριμένη ή παράνομη επεξεργασία ή τυχαία απώλεια, καταστροφή ή φθορά ή την αποτροπή μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης τρίτων.
Άρθρο 11
Έναρξη παραγωγικής λειτουργίας
Ως ημερομηνία έναρξης της παραγωγικής λειτουργίας της «Ψηφιακής Υπηρεσίας Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Αιτημάτων» των Έμμισθων Προξενικών Αρχών ορίζεται η ημερομηνία δημοσίευσής της παρούσας στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.
Άρθρο 12
Έναρξη ισχύος
Η παρούσα απόφαση ισχύει από τη δημοσίευσή της στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.
Η απόφαση αυτή να δημοσιευθεί στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.