Αθήνα 18/10/2023
ΥΠΕΡΓ.: 91262
ΘΕΜΑ: Εγκύκλιος - τήρηση ατομικού ιατρικού φακέλου εργαζομένων.
Α. ΓΕΝΙΚΑ
Στόχος της παρούσας εγκυκλίου είναι η επικαιροποίηση των οδηγιών σχετικά με την τήρηση των Ατομικών Ιατρικών Φακέλων (στο εξής Α.Ι.Φ) των εργαζομένων, σύμφωνα με τις διατάξεις της νομοθεσίας για την υγεία και ασφάλεια στην εργασία, με σκοπό την αναβάθμιση του επιπέδου επίβλεψης της υγείας των εργαζομένων.
Μέσω προτυποποιημένων υποδειγμάτων Α.Ι.Φ. και Βεβαιώσεων Καταλληλότητας των εργαζομένων, που εκπονήθηκαν από την Ελληνική Εταιρία Ιατρικής της Εργασίας και Περιβάλλοντος, αλλά και της παροχής εναρμονισμένων με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων κατευθυντήριων οδηγιών, η εγκύκλιος αποσκοπεί στη διευκόλυνση των Ιατρών Εργασίας κατά την άσκηση των καθηκόντων τους, στην παροχή διευκρινήσεων προς τους εργοδότες σχετικά με τις απαιτήσεις της νομοθεσίας για την υγεία και ασφάλεια και ταυτόχρονα στην ευχερέστερη άσκηση του ελεγκτικού έργου των Επιθεωρητών Εργασίας.
Β. ΙΣΧΥΟΝ ΘΕΣΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ
Το θεσμικό πλαίσιο που διέπει την τήρηση Α.Ι.Φ. περιλαμβάνει τις διατάξεις της νομοθεσίας για την Υγεία και Ασφάλεια στην Εργασία [Κώδικας Νόμων για την Υγεία & Ασφάλεια των Εργαζομένων (ΚΝΥΑΕ) που κυρώθηκε με το άρθρο πρώτο του ν.3850/2010 (ΦΕΚ 84 Α΄), και ειδικότερες κανονιστικές πράξεις].
Εφαρμογή έχουν επίσης οι σχετικές με την προστασία προσωπικών δεδομένων διατάξεις, καθώς και ο Κώδικας Ιατρικής Δεοντολογίας (ν.3418/2005).
Συγκεκριμένα:
Β1. ΝΟΜΟΘΕΣΙΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΥΓΕΙΑ ΚΑΙ ΑΣΦΑΛΕΙΑ ΣΤΗΝ ΕΡΓΑΣΙΑ Β1.1 ΚΩΔΙΚΑΣ ΝΟΜΩΝ ΓΙΑ ΤΗΝ ΥΓΕΙΑ & ΑΣΦΑΛΕΙΑ ΣΤΗΝ ΕΡΓΑΣΙΑ
Ο ΚΝΥΑΕ εφαρμόζεται στη χώρα μας, εφόσον δεν ορίζεται αλλιώς, σε όλες τις επιχειρήσεις και φορείς του ιδιωτικού και δημόσιου τομέα και για κάθε εργαζόμενο που απασχολείται από εργοδότη με οποιαδήποτε σχέση εργασίας, περιλαμβάνει δε τις βασικές διατάξεις της νομοθεσίας που διέπουν τις υποχρεώσεις του εργοδότη για την προστασία της υγείας και ασφάλειας των εργαζομένων του, μεταξύ αυτών δε, ζητήματα ιατρικής επίβλεψης των εργαζομένων και τήρησης Α.Ι.Φ.
Βασικό πυλώνα του ανωτέρω Κώδικα αποτελεί η αρχή της αποκλειστικής ευθύνης του εργοδότη, ο οποίος υποχρεούται να εξασφαλίζει την ασφάλεια και την υγεία των εργαζομένων ως προς όλες τις πτυχές της εργασίας (άρθρο 42, παρ. 1).
Ειδικότερα, σύμφωνα με το άρθρο 8 του ΚΝΥΑΕ σε επιχειρήσεις που απασχολούν περισσότερους από 50 εργαζόμενους, αλλά και ανεξάρτητα του αριθμού εργαζομένων στις περιπτώσεις έκθεσης σε βιολογικούς (π.δ. 102/2020), καρκινογόνους παράγοντες (π.δ. 399/1994), αμίαντο (π.δ. 212/2006), μόλυβδο (π.δ. 94/1987) και επιπλέον σε Επιχειρήσεις Προσωρινής Απασχόλησης-ΕΠΑ (ν. 4052/2012), ο εργοδότης οφείλει να χρησιμοποιεί τις υπηρεσίες Ιατρού Εργασίας με αρμοδιότητες που περιγράφονται αναλυτικά στις διατάξεις των άρθρων 17, 18, 38, 39 του ΚΝΥΑΕ και των ειδικότερων πδ.
Σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου18 του ΚΝΥΑΕ ο Ιατρός Εργασίας:
• Προβαίνει σε ιατρικό έλεγχο των εργαζομένων σχετικό με τη θέση εργασίας τους, μετά την πρόσληψη τους ή την αλλαγή θέσης εργασίας, καθώς και σε περιοδικό ιατρικό έλεγχο
• Μεριμνά για τη διενέργεια ιατρικών εξετάσεων και μετρήσεων παραγόντων του εργασιακού περιβάλλοντος σε εφαρμογή των διατάξεων που ισχύουν κάθε φορά.
• Εκτιμά την καταλληλότητα των εργαζομένων για τη συγκεκριμένη εργασία, αξιολογεί και καταχωρεί τα αποτελέσματα των εξετάσεων, εκδίδει βεβαίωση των παραπάνω εκτιμήσεων (Βεβαίωση Καταλληλότητας) και την κοινοποιεί στον εργοδότη.
Το περιεχόμενο της βεβαίωσης πρέπει να εξασφαλίζει το ιατρικό απόρρητο υπέρ του εργαζομένου και μπορεί να ελεγχθεί από τους Επιθεωρητές Ασφάλειας και Υγείας στην Εργασία (Α.Υ.Ε) της αρμόδιας Υπηρεσίας της Επιθεώρησης Εργασίας, για την κατοχύρωση του εργαζομένου και του εργοδότη.
• Τηρεί ατομικό ιατρικό φάκελο (Α.Ι.Φ.)
• Αναγγέλλει μέσω της επιχείρησης στην επιθεώρηση εργασίας ασθένειες των εργαζομένων που οφείλονται στην εργασία.
Β1.2 ΕΙΔΙΚΟΤΕΡΑ π.δ. (κατ΄ εξουσιοδότηση του ΚΝΥΑΕ) - έκθεση εργαζομένων σε (Φυσικούς, Βιολογικούς, Χημικούς, Καρκινογόνους) παράγοντες, Αμίαντο
Στα ειδικότερα π.δ. (κατ΄ εξουσιοδότηση του ΚΝΥΑΕ), που αφορούν στην έκθεση εργαζόμενων σε:
• Φυσικούς παράγοντες: π.δ. 77/93, π.δ. 149/2006 (θόρυβος), π.δ. 176/2005 (κραδασμοί), π.δ. 82/2010 (τεχνητή οπτική ακτινοβολία), π.δ. 120/2016 (ηλεκτρομαγνητικά πεδία)
• Βιολογικούς παράγοντες: π.δ. 102/2020
• Χημικούς παράγοντες: π.δ. 338/2001 (όπως τροποποιήθηκε με το άρθρο 5 του π.δ. 52/2015), π.δ. 307/86 (όπως τροποποιήθηκε με τα: π.δ. 77/93, π.δ. 90/99, π.δ. 339/2001, π.δ. 162/2007, π.δ. 12/2012, π.δ. 82/2018 και π.δ. 72/2021)
• Καρκινογόνους παράγοντες, μεταλλαξιγόνους παράγοντες: π.δ. 399/1994 (όπως τροποποιήθηκε από τα: π.δ. 127/2000, π.δ. 43/2003, άρθρο 6 του π.δ. 52/2015, π.δ. 26/2020)
• Αμίαντο (π.δ. 212/2006)
• Μόλυβδο (π.δ. 94/1987 (όπως τροποποιήθηκε με το π.δ.338/2001),
περιλαμβάνονται διατάξεις για την επίβλεψη της υγείας των εργαζομένων και την τήρηση Α.Ι.Φ., σύμφωνα με τις οποίες:
1. O ιατρός εργασίας οφείλει να γνωρίζει καλά τις συνθήκες του εργασιακού περιβάλλοντος.
2. H επίβλεψη της υγείας των εργαζομένων πραγματοποιείται σύμφωνα με τις αρχές και τις πρακτικές της Ιατρικής της Εργασίας και πρέπει να περιλαμβάνει τουλάχιστον τα ακόλουθα μέτρα:
α) Κατάρτιση Α.Ι.Φ. με το ιατρικό και επαγγελματικό ιστορικό κάθε εργαζόμενου. Για κάθε εργαζόμενο ο οποίος υποβάλλεται σε επίβλεψη της υγείας τηρούνται Α.Ι.Φ., σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις και ο ιατρός εργασίας ή/και η αρμόδια επιθεώρηση εργασίας υποδεικνύουν κάθε προστατευτικό ή προληπτικό μέτρο που πρέπει να λαμβάνεται για την προστασία της υγείας των εν λόγω εργαζομένων. β) Προσωπική συνέντευξη.
γ) Ενδεχομένως, βιολογική παρακολούθηση, καθώς και ανίχνευση των πρώιμων και αντιστρεπτών επιπτώσεων επί της υγείας του εξεταζόμενου, στην περίπτωση έκθεσης σε συγκεκριμένους επικίνδυνους παράγοντες. Η βιολογική παρακολούθηση και οι σχετικές απαιτήσεις δύνανται να αποτελούν μέρος της επίβλεψης της υγείας.
3. Μπορούν να αποφασίζονται περαιτέρω ιατρικές εξετάσεις για κάθε εργαζόμενο ο οποίος υποβάλλεται σε επίβλεψη της υγείας του, λαμβανομένων υπόψη των πλέον επίκαιρων πρακτικών της Ιατρικής της Εργασίας.
4. Οι Α.Ι.Φ. περιλαμβάνουν σύνοψη των αποτελεσμάτων της διενεργούμενης επίβλεψης της υγείας καθώς και των τυχόν δεδομένων παρακολούθησης που είναι αντιπροσωπευτικά της τυχόν έκθεσης σε επικίνδυνο παράγοντα του συγκεκριμένου εργαζόμενου.
5. Ο Α.Ι.Φ. περιλαμβάνει τα εξής τουλάχιστον στοιχεία (π.χ. π.δ. 338/2001, άρθρο 10, παρ.5)]:
α) Το ονοματεπώνυμο και το είδος της εργασίας του εργαζόμενου.
β) Τους λόγους για τους οποίους ασκείται η ιατρική επίβλεψη.
γ) Τις ημερομηνίες διενέργειας των ιατρικών εξετάσεων.
δ) Τα αποτελέσματα των κλινικών εξετάσεων.
ε) Τα αποτελέσματα των βιολογικών εξετάσεων και τον φορέα που τις διενήργησε. στ) Την ερμηνεία των αποτελεσμάτων.
ζ) Τα αποτελέσματα των ελέγχων του περιβάλλοντος που αναφέρονται στην ατομική έκθεση του εργαζόμενου σε επιβλαβή παράγοντα.
η) Τα στοιχεία από το ιατρικό και επαγγελματικό ιστορικό του εργαζόμενου και
θ) Τα μέτρα που λήφθηκαν με βάση τα αποτελέσματα των εξετάσεων.
6. Οι Α.Ι.Φ. τηρούνται υπό κατάλληλη μορφή, η οποία επιτρέπει τη μεταγενέστερη αναδρομή σε αυτούς, λαμβάνοντας υπόψη τον απόρρητο χαρακτήρα τους.
Β2. ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ
Σε κάθε περίπτωση έχουν επίσης εφαρμογή οι διατάξεις περί προστασίας προσωπικών δεδομένων που προβλέπονται από τους:
• Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και για την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών και την κατάργηση της Οδηγίας 95/46/ΕΚ (Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων, εφεξής: ΓΚΠΔ).
Τα δεδομένα που αφορούν την υγεία, αποτελούν «ειδική κατηγορία δεδομένων» κατά το άρθρο 9 παρ.1 του ΓΚΠΔ και η πρόσβαση των υγειονομικών επιθεωρητών σ΄ αυτά παρέχεται κατ΄ άρθρο 9 παρ.2 στοιχεία β) και η) και στον ίδιο τον εργαζόμενο κατ΄ άρθρο 15 του ΓΚΠΔ.
• Ν. 4624/2019 (ΦΕΚ Α΄137/29.8.2019) όπως τροποποιήθηκε και ισχύει, για τα μέτρα εφαρμογής του ΓΚΠΔ.
Στο άρθρο 22 παρ.1 στοιχείο β΄ αυτού προβλέπεται ότι επιτρέπεται η επεξεργασία ειδικών κατηγοριών δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, εφόσον είναι απαραίτητη «για λόγους προληπτικής ιατρικής, για την εκτίμηση της ικανότητας προς εργασία του εργαζομένου, για ιατρική διάγνωση, για την παροχή υγείας ή κοινωνικής περίθαλψης ή για τη διαχείριση των συστημάτων και υπηρεσιών υγείας ή κοινωνικής περίθαλψης ή δυνάμει σύμβασης με επαγγελματία του τομέα υγείας ή άλλου προσώπου που δεσμεύεται από το επαγγελματικό απόρρητο ή είναι υπό την εποπτεία του».
Σε κάθε περίπτωση λαμβάνονται όλα τα κατάλληλα και ειδικά μέτρα για τη διαφύλαξη των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα όπως αυτά προσδιορίζονται ενδεικτικά στην παρ.3 του άρθρου αυτού.
Σύμφωνα με τη διάταξη του άρθρου 27 παρ.3 του ίδιου νόμου επιτρέπεται η επεξεργασία ειδικών κατηγοριών δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα για τους σκοπούς της σύμβασης εργασίας, «εάν είναι απαραίτητη για την άσκηση των δικαιωμάτων ή την εκπλήρωση νόμιμων υποχρεώσεων που απορρέουν από το εργατικό δίκαιο, το δίκαιο της κοινωνικής ασφάλισης και της κοινωνικής προστασίας και δεν υπάρχει κανένας λόγος να θεωρηθεί ότι το έννομο συμφέρον του υποκειμένου των δεδομένων σε σχέση με την επεξεργασία υπερτερεί».
Β3. Κώδικας Ιατρικής Δεοντολογίας
Στον Κώδικα Ιατρικής Δεοντολογίας (ν.3418/2005) περιλαμβάνονται, μεταξύ άλλων, προβλέψεις για τήρηση ιατρικού αρχείου (άρθρο 14), τήρηση ιατρικού απορρήτου (άρθρο 13), συναίνεση του ενημερωμένου ασθενή (άρθρο 12).
Γ. ΤΗΡΗΣΗ ΑΤΟΜΙΚΟΥ ΙΑΤΡΙΚΟΥ ΦΑΚΕΛΟΥ
Γ1. ΓΕΝΙΚΑ
Για κάθε εργαζόμενο ο Ιατρός Εργασίας της επιχείρησης με ευθύνη του καταρτίζει και τηρεί επικαιροποιημένο Α.Ι.Φ., μεριμνώντας για την προστασία του ιατρικού απορρήτου κατά τα αναφερόμενα στον ΓΚΠΠΔ και τον ν. 3418/2005 (Κώδικας Ιατρικής Δεοντολογίας) και σύμφωνα με τη νομοθεσία για την υγεία και ασφάλεια των εργαζομένων.
O A.I.Φ. θα πρέπει ενδεικτικά να περιέχει τα αναφερόμενα στοιχεία στο συνημμένο Παράρτημα I: «Περιεχόμενα Ατομικών Ιατρικών Φακέλων».
Δικαιούνται να λαμβάνουν γνώση του φακέλου οι Επιθεωρητές Α.Υ.Ε της αρμόδιας Υπηρεσίας της Επιθεώρησης Εργασίας και οι ιατροί του ασφαλιστικού οργανισμού, στον οποίο ανήκει ο εργαζόμενος, καθώς και ο ίδιος ο εργαζόμενος.
Ιατρικά δεδομένα επιτρέπεται να συλλέγονται από τον Ιατρό Εργασίας (με την πραγματοποίηση εξετάσεων από τον ίδιο ή την παραπομπή του εργαζομένου για συμπληρωματικές ιατρικές εξετάσεις ή με επιμέλεια του ίδιου του εργαζομένου), προκειμένου να αποτελέσουν αντικείμενο επεξεργασίας, μόνο εφόσον αυτό είναι απολύτως απαραίτητο για την επίβλεψη της υγείας του εργαζόμενου και την εκτίμηση της καταλληλότητάς του για συγκεκριμένη εργασία.
Γ2. ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΙΣ ΜΕ ΥΠΟΚΑΤΑΣΤΗΜΑΤΑ
Οι επιχειρήσεις (όπως τράπεζες, super markets κ.λπ.) που διαθέτουν περισσότερα του ενός υποκαταστήματα σε μια πόλη, δύνανται να τηρούν τους Α.Ι.Φ. των εργαζομένων στο κεντρικό κατάστημα της επιχείρησης ή σε ένα εκ των υποκαταστημάτων της πόλης που θεωρείται καταλληλότερο για τη φύλαξή τους, σύμφωνα με τις ισχύουσες εγκύκλιες οδηγίες της Επιθεώρησης Εργασίας.
Γ3. ΕΡΓΑΖΟΜΕΝΟΙ ΣΕ ΧΩΡΟ ΤΡΙΤΟΥ
Στην περίπτωση απασχόλησης εργαζομένων σε χώρο τρίτου (έμμεσου εργοδότη), π.χ. μέσω Εταιρειών Προσωρινής Απασχόλησης (ΕΠΑ-άμεσος εργοδότης), είναι δυνατή η τήρηση των Α.Ι.Φ. και των βιβλίων υποδείξεων του ιατρού Εργασίας στο χώρο του άμεσου εργοδότη για λόγους ολοκληρωμένης παρακολούθησης του εργαζομένου που παραχωρείται σε (ενδεχομένως διαφορετικές κάθε φορά) επιχειρήσεις, αλλά και ευχερούς ελέγχου εκ μέρους των Επιθεωρητών Α.Υ.Ε.
Διευκρινίζεται ότι τα ανωτέρω δεν αφορούν τις βεβαιώσεις καταλληλότητας των εργαζομένων οι οποίες θα πρέπει σε κάθε περίπτωση να τηρούνται στην εκάστοτε επιχείρηση/υποκατάστημα/ παράρτημα, ανεξαρτήτως του αριθμού απασχολούμενων εργαζομένων.
Δ. ΤΡΟΠΟΣ ΤΗΡΗΣΗΣ ΑΤΟΜΙΚΟΥ ΙΑΤΡΙΚΟΥ ΦΑΚΕΛΟΥ
Σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις (άρθρ. 18 ΚΝΥΑΕ, άρθρ. 14 ν. 3418/2005 ), ο Ατομικός Ιατρικός Φάκελος και η Βεβαίωση Καταλληλότητας μπορούν να τηρούνται είτε σε έντυπη, είτε σε ηλεκτρονική μορφή.
Ο εργοδότης θεωρείται ως «υπεύθυνος επεξεργασίας», κατά την έννοια των διατάξεων του ΓΚΠΠΔ και, συνεπώς, βαρύνεται με τις υποχρεώσεις που απορρέουν από τις ανωτέρω διατάξεις, ιδίως δε τις υποχρεώσεις τήρησης της εμπιστευτικότητας και της ασφάλειας της επεξεργασίας με τη λήψη κατάλληλων οργανωτικών και τεχνικών μέτρων.
Ο εκάστοτε ιατρός Εργασίας είναι ο «εκτελών την επεξεργασία» και φέρει εκ της ιδιότητας αυτής όλες τις υποχρεώσεις που απορρέουν από τον ΓΚΠΠΔ για τους εκτελούντες την επεξεργασία.
Δ1. ΕΝΤΥΠΗ ΤΗΡΗΣΗ
Η τήρηση και φύλαξη των Α.Ι.Φ. πρέπει να γίνεται με τέτοιο τρόπο ώστε να προστατεύεται το ιατρικό απόρρητο με μέριμνα, υποχρέωση και ευθύνη τόσο των εργοδοτών όσο και των Ιατρών Εργασίας.
Οι επιχειρήσεις οφείλουν να μην παραβιάζουν το ιατρικό απόρρητο και να θέτουν στη διάθεση των ιατρών Εργασίας τα απαραίτητα μέσα για την αποτελεσματικότερη άσκηση των καθηκόντων τους.
Για τους παραπάνω λόγους, οι επιχειρήσεις πρέπει να διαθέτουν χώρους/εγκαταστάσεις και διαδικασίες που προστατεύουν και διαφυλάσσουν την ακεραιότητα των Ατομικών Ιατρικών Φακέλων/Βεβαιώσεων Καταλληλότητας, εξασφαλίζουν το απόρρητο τους σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία και διευκολύνουν την πρόσβαση του ιατρού Εργασίας και των Επιθεωρητών Α.Υ.Ε της αρμόδιας Υπηρεσίας της Επιθεώρησης Εργασίας κατά την άσκηση των καθηκόντων τους.
Έτσι, πέραν εξατομικευμένων μέτρων και διαδικασιών προστασίας του απορρήτου που ακολουθούνται σε κάθε επιχείρηση, ο ιατρός Εργασίας οφείλει να φυλάσσει τους έντυπους Α.Ι.Φ. και τις Βεβαιώσεις Καταλληλότητας σε ερμάρια, χώρους ή φοριαμούς που κλειδώνουν, διατηρώντας το κλειδί σε ασφαλές σημείο, κατ΄ ελάχιστον μέσα σε σφραγισμένο φάκελο, ο οποίος φέρει στο κλείσιμό του την ημερομηνία, την ιδιότητα, το ονοματεπώνυμο και την υπογραφή του τελευταίου αρμόδιου προσώπου που είχε πρόσβαση σε αυτούς (Ιατρό Εργασίας ή Επιθεωρητές Α.Υ.Ε).
Δ2. ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΤΗΡΗΣΗ
Ο Α.Ι.Φ. δύναται να τηρείται και σε ηλεκτρονική μορφή, σύμφωνα με τις διατάξεις του Κώδικα Ιατρικής Δεοντολογίας και τις σχετικές με την προστασία προσωπικών δεδομένων διατάξεις.
Ο εργοδότης οφείλει να τηρεί τις κατάλληλες προδιαγραφές ηλεκτρονικής εφαρμογής επεξεργασίας των Α.Ι.Φ. έτσι ώστε εκτός της διασφάλισης προστασίας ευαίσθητων προσωπικών δεδομένων και ιατρικού απορρήτου, να μην εμποδίζει τη λήψη γνώσης αυτών κατ΄ άρθρο 18 παρ. 9 του ΚΝΥΑΕ από τους Επιθεωρητές Α.Υ.Ε. της αρμόδιας Υπηρεσίας της Επιθεώρησης Εργασίας, από τους ιατρούς του ασφαλιστικού οργανισμού, στον οποίο ανήκει ο εργαζόμενος, καθώς και από τον ίδιο τον εργαζόμενο, στους οποίους όλους μπορεί να παρέχεται σχετική πρόσβαση κατ΄ άρθρο 9 παρ. 2 στοιχείο β) και στοιχείο η) και κατ΄ άρθρο 15 του ΓΚΠΠΔ.
Πιο συγκεκριμένα οι ως άνω προδιαγραφές εφαρμογής ηλεκτρονικής τήρησης θα πρέπει να περιλαμβάνουν:
1. κρυπτογράφηση των δεδομένων υγείας των εργαζομένων
2. αυστηρό περιορισμό της πρόσβασης μόνο στον Ιατρό Εργασίας και στο βοηθητικό προσωπικό αυτού, δεσμευόμενο από ιατρικό ή άλλο απόρρητο
3. ασφαλείς μηχανισμούς αναγνώρισης και αυθεντικοποίησης των χρηστών, ασφάλεια στη διαμόρφωση των υπολογιστικών συστημάτων και του δικτύου που θα φιλοξενεί την εφαρμογή
4. λειτουργία αρχείων καταγραφής
5. ύπαρξη πολιτικής λήψης αντιγράφων ασφαλείας, ασφαλή καταστροφή των προσωπικών δεδομένων
6. μέτρα φυσικής ασφάλειας αλλά και προστασίας από κακόβουλο λογισμικό όλων των υπολογιστικών συστημάτων επεξεργασίας με αντιϊκά προγράμματα και,
7. ενημέρωση των εργαζομένων για την επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων και τον τρόπο άσκησης των δικαιωμάτων τους.
Δ3. ΧΡΟΝΟΣ ΥΠΟΧΡΕΩΣΗΣ ΤΗΡΗΣΗΣ Α.Ι.Φ.
Σε περίπτωση αποχώρησης εργαζομένου από την εργασία του, ο Α.Ι.Φ. υποχρεωτικά διαφυλάσσεται στην επιχείρηση για 20 τουλάχιστον χρόνια, πλην των περιπτώσεων όπου από τις σχετικές διατάξεις το θέμα ρυθμίζεται διαφορετικά.
Σε κάθε περίπτωση, προστατεύεται το ιατρικό απόρρητο σύμφωνα με τα προαναφερθέντα και ο εργαζόμενος έχει πρόσβαση στα στοιχεία του Α.Ι.Φ. του και δικαιούται αντίγραφο αυτού.
Ε. ΥΠΟΔΕΙΓΜΑΤΑ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟΥ ΑΤΟΜΙΚΟΥ ΙΑΤΡΙΚΟΥ ΦΑΚΕΛΛΟΥ ΚΑΙ ΒΕΒΑΙΩΣΗΣ ΚΑΤΑΛΛΗΛΟΤΗΤΑΣ ΕΡΓΑΖΟΜΕΝΟΥ
Για το περιεχόμενο των Α.Ι.Φ., ως προς την καταγραφή των πραγματοποιηθεισών εργαστηριακών και άλλων ιατρικών εξετάσεων, σύμφωνα με τις τρέχουσες πρακτικές της Ιατρικής της Εργασίας ή τυχόν επιμέρους νομοθετικές/κανονιστικές ρυθμίσεις, καθώς και την Βεβαίωση Καταλληλότητας επισυνάπτονται (Παραρτήματα Ι και ΙΙ) προτυποποιημένα υποδείγματα που εκπονήθηκαν από την Ελληνική Εταιρεία Ιατρικής Εργασίας και Περιβάλλοντος.
Το υπόδειγμα Α.Ι.Φ. του Παραρτήματος Ι μπορεί να χρησιμοποιηθεί είτε αυτούσιο, είτε τμηματικά, ανάλογα με τη φύση της δραστηριότητας της επιχείρησης και την εκάστοτε θέση εργασίας.
Παρόλα αυτά, προκειμένου κάθε Α.Ι.Φ. να είναι λειτουργικός, ολοκληρωμένος και να εξασφαλίζει την αποτελεσματική επίβλεψη της υγείας των εργαζομένων, θα πρέπει να περιλαμβάνει κατ΄ ελάχιστον τα προσωπικά στοιχεία, το ατομικό αναμνηστικό και το επαγγελματικό ιστορικό του εργαζόμενου κατά την πρώτη εκτίμηση από τον Ιατρό Εργασίας, καθώς και την αντικειμενική (κλινική) εξέταση του σε κάθε επίσκεψη.
Σε περιπτώσεις επιχειρήσεων που εμπίπτουν στις ειδικότερες διατάξεις των π.δ. της παραγράφου Β1.2, ο ΑΙΦ πρέπει να περιλαμβάνει και τα πρόσθετα στοιχεία που αναφέρονται στην ανωτέρω παράγραφο.
ΣΤ. ΚΥΡΩΣΕΙΣ
Πέραν των κυρώσεων που προβλέπονται στα άρθρα 70 και 71 του ΚΝΥΑΕ για περιπτώσεις παράβασης των διατάξεων αυτού, όσοι αναγράφουν ή συλλέγουν ή επεξεργάζονται στοιχεία ή δεδομένα κατά παράβαση των κείμενων διατάξεων τιμωρούνται με τις διοικητικές και ποινικές κυρώσεις που προβλέπονται από τα άρθρα 141-151 του ΓΚΠΔ.