Αθήνα 11/05/2016
Αρ. πρωτ.: 811

ΘΕΜΑ: Αυθεντικότητα τιμολογίου που εκδίδεται από excel.

ΕΡΩΤΗΜΑ

Αρχιτέκτονας με έδρα την οικία του και τζίρο κάτω των € 10.000,00 ετησίως, επιθυμεί να εκδίδει αποδείξεις παροχής υπηρεσιών και τιμολόγια από excel, όπου θα τηρεί αρχείο με αρίθμηση ανά ημερομηνία χωρίς να τηρεί χειρόγραφο μπλοκάκι.
Ως προς τα άρθρα 9 και 12, θεωρείται νόμιμος αυτός ο τρόπος έκδοσης από excel και αποστολής με ηλεκτρονικό τρόπο στον πελάτη. Όμως, δε γνωρίζουμε τι γίνεται με το άρθρο 15 Αυθεντικότητα του τιμολογίου.
Ως προς την αυθεντικότητα, πώς μπορούμε να είμαστε καλυμμένοι, καθώς κάποια τιμολόγια θα αποστέλλονται ηλεκτρονικά;

ΑΠΑΝΤΗΣΗ

Το άρθρο 15 του N. 4308/2014 δεν καθορίζει συγκεκριμένες διαδικασίες αναφορικά με την αυθεντικότητα των τιμολογίων, αναφέρει όμως ενδεικτικά κάποιες εξ αυτών.
Μια διαδικασία μπορεί να είναι η αποστολή του τιμολογίου σε μορφή PDF και η αρχειοθέτηση της ηλεκτρονικής υποβολής, ώστε σε περίπτωση αμφισβήτησης να υπάρχει από την πλευρά του αποστέλλοντος το τεκμήριο της ηλεκτρονικής αποστολής με συνημμένο το τιμολόγιο.
Μια άλλη διαδικασία μπορεί να είναι η λήψη από τον πελάτη ηλεκτρονικού μηνύματος ότι παρέλαβε το τιμολόγιο και συμφωνεί με τα στοιχεία του.
Τέλος διασφάλιση αποτελεί και η υποβολή συγκεντρωτικών καταστάσεων τιμολογίων από τους αντισυμβαλλόμενους που επιβάλλεται από τη νομοθεσία και στην οποία πρέπει να υπάρχει συμφωνία μεταξύ εκδοθέντων από την οντότητα τιμολογίων και υποβληθέντων μέσω της ηλεκτρονικής συγκεντρωτικής κατάστασης.