Αθήνα 27/10/2025
Αρ. πρωτ.: 16884
ΘΕΜΑ: Λειτουργία του Ειδικού Ηλεκτρονικού Μητρώου Σωματείων Εποπτείας Περιφέρειας, σύμφωνα με το άρθρο 29 του N . 281/1914 (Α΄ 171), για την εγγραφή και την περιοδική υποβολή στοιχείων, κατ΄ εφαρμογή του άρθρου 33 του N . 5027/2023 (Α΄ 48).
Άρθρο 1
Αντικείμενο
1. Στο Υπουργείο Εσωτερικών λειτουργεί ειδικό ηλεκτρονικό μητρώο στο οποίο καταχωρίζονται και επικαιροποιούνται, κατόπιν εγγραφής, τα στοιχεία των Σωματείων που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της παρ. 1 του άρθρου 2 στο πλαίσιο της εποπτείας τους από τις αρμόδιες υπηρεσίες των Περιφερειών της χώρας.
Η εγγραφή καθώς και η επικαιροποίηση των στοιχείων στο μητρώο κατόπιν μεταβολής τους είναι υποχρεωτική.
2. Το ειδικό ηλεκτρονικό μητρώο της περ. β) του άρθρου 3 υλοποιείται, συντηρείται και λειτουργεί παραγωγικά από τη Διεύθυνση Οργανώσεων Κοινωνίας Πολιτών (Ο.Κοι.Π.) και Κοινωφελών Φορέων του Υπουργείου Εσωτερικών και είναι προσβάσιμο μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr - ΕΨΠ).
3. Αντικείμενο της παρούσας είναι ο καθορισμός των ειδικότερων όρων, των προϋποθέσεων και τεχνικών λεπτομερειών για τη λειτουργία του ως άνω μητρώου.
Άρθρο 2
Πεδίο εφαρμογής
1. Η παρούσα εφαρμόζεται στα Σωματεία, όπως αυτά ορίζονται στην περ. α) του άρθρου 3.
2. Εξαιρούνται από το πεδίο εφαρμογής της παρούσας οι συνδικαλιστικές οργανώσεις του ν. 1264/1982 (Α΄ 79), οι επαγγελματικές οργανώσεις του ν. 1712/1987 (Α΄ 115), τα αθλητικά Σωματεία του ν. 2725/1999 (Α΄ 121), καθώς και όσα Σωματεία διέπονται από ειδικές διατάξεις ως προς την εποπτεία.
Άρθρο 3
Ορισμοί
Για τους σκοπούς της παρούσας ισχύουν οι ακόλουθοι ορισμοί:
α) Σωματεία Εποπτείας Περιφέρειας: τα Σωματεία που περιγράφονται, συνιστώνται και λειτουργούν σύμφωνα με τα άρθρα 61 έως 106 του Αστικού Κώδικα και εποπτεύονται από τις αρμόδιες υπηρεσίες των Περιφερειών της χώρας, σύμφωνα με το άρθρο 29 του Ν. 281/1914 (Α΄ 171).
β) Ειδικό Μητρώο Σωματείων Εποπτείας Περιφέρειας (στο εξής Μητρώο): Η βάση δεδομένων που τηρείται ηλεκτρονικά στο Υπουργείο Εσωτερικών και στην οποία καταχωρίζονται τα στοιχεία των Σωματείων της περ. α), σύμφωνα με τα άρθρα 5, 6 και 7.
γ) Εποπτεύουσα αρχή: Η υπηρεσία της κατά τόπον αρμόδιας Περιφέρειας που εποπτεύει τα Σωματεία της περ. α), σύμφωνα με το άρθρο 29 του Ν. 281/1914 (Α΄ 171) και που ελέγχει τα στοιχεία τους, τα οποία καταχωρίζονται στο μητρώο ή επικαιροποιούνται.
δ) Χρήστης: Ο νόμιμος εκπρόσωπος ή άλλο εξουσιοδοτημένο πρόσωπο που διαθέτει τους κωδικούς TaxisNet του Σωματείου της περ. α).
Άρθρο 4
Πρόσβαση στο μητρώο
1. Οι εγγεγραμμένοι χρήστες εισέρχονται στο μητρώο κατόπιν αυθεντικοποίησης με τη χρήση των κωδικών (διαπιστευτηρίων) της νομικής οντότητας της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων και Ψηφιακής Διακυβέρνησης (Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ.) του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης (TaxisNet), σύμφωνα με την περ. α) της παρ. 1 του άρθρου 24 του Ν. 4727/2020 (Α΄ 184).
2. Οι υπάλληλοι των εποπτευουσών αρχών εισέρχονται στο μητρώο μέσω του Συστήματος Διαχείρισης Χρηστών της εφαρμογής που συντηρεί η Διεύθυνση Οργανώσεων Κοινωνίας των Πολιτών (Ο.Κοι.Π.) και Κοινωφελών Φορέων του Υπουργείου Εσωτερικών, δυναμει κατάλληλης εξουσιοδότησης από το Οριζόντιο σύστημα Εξουσιοδοτήσεων.
Άρθρο 5
Διαδικασία εγγραφής, καταχώρισης ή μεταβολής στοιχείων στο μητρώο
1. Για την εγγραφή του Σωματείου στο μητρώο, ο χρήστης, που έχει τους κωδικούς της νομικής οντότητας, εισέρχεται σε αυτό μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr-ΕΨΠ) για τη συμπλήρωση ηλεκτρονικής αίτησης εγγραφής, η οποία υποβάλλεται απευθείας στην αρμόδια εποπτεύουσα αρχή.
2. Για την εγγραφή ο χρήστης συνδέεται σύμφωνα με την παρ. 1 του άρθρου 4. Κατόπιν, επιλέγει από το σχετικό μενού το «Ειδικό Μητρώο Σωματείων Εποπτείας Περιφέρειας» και στη συνέχεια την «Αίτηση Εγγραφής» και με τη λειτουργικότητα «Προσθήκη Εγγραφής» συμπληρώνει τα απαραίτητα στοιχεία στα αντίστοιχα πεδία των καρτελών εγγραφής, ήτοι τον τομέα ή τους τομείς δράσης του Σωματείου και τα όργανα διοίκησής του και ειδικότερα τα στοιχεία του Προέδρου, του Γενικού Γραμματέα και του Ταμία. Τα πεδία "επωνυμία", "αριθμός φορολογικού μητρώου", "διεύθυνση" και "τηλέφωνο επικοινωνίας" του σωματείου αντλούνται μέσω του Κέντρου Διαλειτουργικό- τητας (ΚΕ.Δ.) της Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ. από το πληροφοριακό σύστημα της Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Εσόδων (Α.Α.Δ.Ε.). Κατόπιν, ο χρήστης επιλέγει την κατηγορία «Σωματεία» και καταχωρίζει την ημερομηνία σύστασης του σωματείου, τα στοιχεία της αρμόδιας Περιφέρειας, της Περιφερειακής Ενότητας, του Δήμου, της Δημοτικής Ενότητας και της Δημοτικής Κοινότητας και τα στοιχεία του νόμιμου εκπροσώπου, ήτοι τον αριθμό φορολογικού μητρώου, το ονοματεπώνυμο, την ημερομηνία ανάληψης καθηκόντων και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του, εφόσον αυτή έχει καταχωριστεί στο Εθνικό Μητρώο Επικοινωνίας (Ε.Μ.Επ.). Τέλος, ο χρήστης μεταφορτώνει τα έγγραφα που αποδεικνύουν τη νόμιμη υπόσταση του Σωματείου, ήτοι:
α. ισχύον καταστατικό,
β. πιστοποιητικό μεταβολών που εκδίδεται από τις κατά τόπους δικαστικές αρχές,
γ. βεβαίωση έναρξης εργασιών από την αρμόδια φορολογική αρχή και τυχόν μεταβολές,
δ. πρακτικά εκλογής και συγκρότησης διοικητικού συμβουλίου, νόμιμων εκπροσώπων και λοιπών καταστατικών οργάνων ή σχετικές δικαστικές αποφάσεις και διαταγές και
ε. εξουσιόδοτηση του gov.gr από τον νόμιμο εκπρόσωπο, εφόσον την καταχώριση δεν την κάνει ο ίδιος ο νόμιμος εκπρόσωπος.
3. Ο χρήστης φέρει την ευθύνη για την ορθή συμπλήρωση των υποχρεωτικών στοιχείων και πεδίων του μητρώου και τη μεταφόρτωση των απαιτούμενων δικαιολογητικών.
4. Ο εξουσιοδοτημένος υπάλληλος της εποπτεύουσας αρχής, αφού ελέγξει τα υποβληθέντα δικαιολογητικά, εγκρίνει ή απορρίπτει την αίτηση εγγραφής στο μητρώο. Σε περίπτωση απόρριψης, ο χρήστης λαμβάνει μέσω του μητρώου ηλεκτρονικό μήνυμα, στο οποίο αναφέρεται η αιτιολογία της απόρριψης.
5. Κάθε καταχώριση στο μητρώο υπόκειται σε μεταβολή, εφόσον τα νομικά γεγονότα, οι δηλώσεις, τα έγγραφα και τα λοιπά στοιχεία που έχουν καταχωριστεί ή δικαιολογούν τις καταχωρίσεις έχουν μεταβληθεί, εντός του έτους που έλαβε χώρα η μεταβολή. Κάθε καταχώριση στο μητρώο υπόκειται σε διόρθωση, εφόσον είναι εσφαλμένη.
6. Η υποστήριξη της διαδικασίας εγγραφής, του διοικητικού ελέγχου, της επικαιροποίησης, καθώς και της χρήσης της εφαρμογής του Μητρώου Σωματείων Εποπτείας Περιφέρειας υπάγεται στην αρμοδιότητα των οικείων Περιφερειών.
Άρθρο 6
Διαδικασία επικαιροποίησης στοιχείων στο μητρώο κατ΄ έτος
1. Τα στοιχεία που τηρούνται στο μητρώο επικαιροποιούνται μέχρι την 31η Μαΐου κάθε έτους.
Για τον σκοπό αυτό, ο χρήστης, ακολουθώντας τη διαδικασία του δεύτερου εδαφίου της παρ. 2 του άρθρου 5, τροποποιεί τα πεδία που αφορούν στοιχεία που έχουν υποστεί μεταβολές εντός του έτους και επιπλέον μεταφορτώνει στο μητρώο τα ακόλουθα έγγραφα:
α. πρακτικό Ετήσιας Γενικής Συνέλευσης του παρελθόντος έτους για την έγκριση του οικονομικού και διοικητικού απολογισμού,
β. έκθεση της Εξελεγκτικής Επιτροπής του Σωματείου,
γ. οικονομικός Απολογισμός του παρελθόντος έτους με χρήση από 1η Ιανουαρίου έως 31η Δεκεμβρίου αυτού. Ειδικότερα, όσον αφορά στον οικονομικό απολογισμό, στο πληροφοριακό σύστημα προβλέπεται η ύπαρξη ειδικής καρτέλας (tab) με τίτλο «Ετήσιος Οικονομικός Απολογισμός», στην οποία κάθε Σωματείο υποχρεούται να υποβάλλει, για κάθε οικονομικό έτος, τα βασικά στοιχεία του οικονομικού του απολογισμού. Η υποβολή γίνεται μέσω δομημένης ηλεκτρονικής φόρμας, ανεξάρτητα από τη μεταφόρτωση του δικαιολογητικού, και περιλαμβάνει:
i. Κατηγοριοποιημένα πεδία Εσόδων, όπως: Υπόλοιπο Ταμείου προηγούμενου έτους, Συνδρομές Μελών, Επιχορηγήσεις, Δωρεές, Έσοδα από εκδηλώσεις, Δάνεια, Άλλα (με δυνατότητα μετονομασίας της περιγραφής),
ii. Κατηγοριοποιημένα πεδία Εξόδων, όπως: Ενοίκια, ΔΕΚΟ, Εκδηλώσεις, Εξοπλισμός, Επισκευές, Γραφική ύλη, Άλλα έξοδα (με δυνατότητα μετονομασίας της περιγραφής),
iii. Αυτόματο υπολογισμό υπολοίπου, καθώς και μεταφορά του «Υπολοίπου Εις Νέον» στο επόμενο οικονομικό έτος.
δ. Έκθεση Ορκωτού Λογιστή για Σωματεία με ετήσια έσοδα ή/και έξοδα άνω των 50.000 ευρώ και
ε. Αντίγραφο Πρακτικού Εφορευτικής Επιτροπής και πρακτικό του Διοικητικού Συμβουλίου για τη συγκρότηση σε Σώμα ή για την Εκλογή Προεδρείου σε περίπτωση εκλογών.
2. Κατά την πρώτη εγγραφή τα υφιστάμενα έως την έναρξη της παραγωγικής λειτουργίας του μητρώου σωματεία έχουν την υποχρέωση να μεταφορτώσουν και τα στοιχεία της παρ. 1.
Άρθρο 7
Διάλυση σωματείου - Διαγραφή από το μητρώο
Σε περίπτωση διάλυσης Σωματείου, η διοίκηση ή ο Εκκαθαριστής αυτού υποβάλλει στο μητρώο:
α. πρακτικό εκκαθάρισης Περιουσιακών Στοιχείων του Σωματείου,
β. επικυρωμένο πιστοποιητικό διαγραφής από το οικείο Πρωτοδικείο λόγω παύσης ή συγχώνευσης,
γ. βεβαίωση διακοπής εργασιών από την αρμόδια Φορολογική Αρχή και
δ. έγγραφο που αποδεικνύει την ιδιότητα του εκκθαριστή.
Εάν δεν ορίζεται Εκκαθαριστής από το καταστατικό ή από την αρμόδια δικαστική αρχή, τα ως άνω έγγραφα υποβάλλονται από αυτόν που ορίζεται ως αρμόδιος για την εκκαθάριση με απόφαση των μελών της Γενικής Συνέλευσης του Σωματείου.
Άρθρο 8
Μοναδικός αριθμός καταχώρισης
Κάθε καταχώριση, τροποποίηση, μεταβολή ή διόρθωση που διενεργείται, σύμφωνα με τα άρθρα 5 και 6, καθώς και η διαγραφή που διενεργείται από τον Εκκαθαριστή, σύμφωνα με το άρθρο 7 λαμβάνει μοναδικό αριθμό καταχώρισης και επέχει θέση υπεύθυνης δήλωσης σύμφωνα με τον ν. 1599/1986 (Α΄ 75).
Άρθρο 9
Διαλειτουργικότητα μητρώου
Το μητρώο διαλειτουργεί με άλλα πληροφοριακά συστήματα του δημόσιου τομέα, ιδίως της Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Εσόδων και του Υπουργείου Δικαιοσύνης, μέσω του Κέντρου Διαλειτουργικότητας (Κ.Ε.Δ.) της Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ. του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης σύμφωνα με το άρθρο 84 του Ν. 4727/2020 (Α΄ 184), το άρθρο 47 του Ν. 4623/2019 (Α΄ 134), το ισχύον πλαίσιο Ασφάλειας Πληροφοριακών Συστημάτων της Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ., την Πολιτική Ορθής Χρήσης των διαδικτυακών υπηρεσιών και τις διατάξεις περί προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα για την άντληση των πληροφοριών βάσει των τιθέμενων δικαιολογητικών. Όπου δεν είναι εφικτή η άντληση πληροφορίας, τα αντίστοιχα δικαιολογητικά μεταφορτώνονται στην πλατφόρμα από τους χρήστες.
Άρθρο 10
Προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα
1. Για τους σκοπούς της λειτουργίας του Μητρώου, οι Περιφέρειες ως εποπτεύουσες αρχές ενεργούν ως ανεξάρτητες υπεύθυνες επεξεργασίας, στο μέτρο που καθορίζουν τον σκοπό και τα μέσα επεξεργασίας των δεδομένων που συλλέγουν, στηριζόμενες σε νόμιμη βάση επεξεργασίας, όπως αυτή απορρέει μέσα από το άρθρο 5 του Ν. 4624/2019 .
Στο πλαίσιο αυτό, οι άνω εποπτευόουσες αρχές συλλέγουν και επεξεργάζονται, εν γένει, δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τα οποία υποβάλλονται υποχρεωτικά από τους χρήστες στο Μητρώο προς έλεγχο από αυτές για την εκπλήρωση του εποπτικού τους ρόλου και οφείλουν να τηρούν όλες τις υποχρεώσεις που απορρέουν από τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων - ΓΚΠΔ) και την κείμενη νομοθεσία, καθώς και να λαμβάνουν τα απαραίτητα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την ασφάλεια των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα κατά την επεξεργασία τους.
2. Το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης ορίζεται ως ανεξάρτητος υπεύθυνος επεξεργασίας κατά την έννοια της περ. 7 του άρθρου 4 του ΓΚΠΔ για τη λειτουργία της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr - ΕΨΠ) και την αυθεντικοποίηση των χρηστών σύμφωνα με την παρ. 1 του άρθρου 4.
3. Το Υπουργείο Εσωτερικών είναι υπεύθυνο να τηρεί, συντηρεί και λειτουργεί παραγωγικά το Μητρώο μέσω της Διεύθυνσης Οργανώσεων Κοινωνίας των Πολιτών (Ο.Κοι.Π) και Κοινωφελών Φορέων.
Στο πλαίσιο αυτό ορίζεται ως ανεξάρτητος εκτελών την επεξεργασία και αναλαμβάνει την υλοποίηση και τη συντήρηση της πλατφόρμας, την υποχρέωση λήψης και διαρκούς τήρησης των κατάλληλων και αναγκαίων τεχνικών και οργανωτικών μέτρων ασφάλειας των στοιχείων που καταχωρίζονται στο μητρώο και ιδίως την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από κάθε παραβίαση καθώς και από σκόπιμη ή τυχαία απειλή.
4. Τα δεδομένα που έχουν καταγραφεί και αποθηκευτεί με οποιοδήποτε τρόπο τηρούνται στο μητρώο επιγραμμικά για όσο χρονικό διάστημα τα Σωματεία είναι εγγεγραμμένα στο μητρώο και μετά τη λύση τους για δέκα (10) χρόνια.
Κατόπιν, φυλάσσονται σε διακριτό τμήμα του Μητρώου για δέκα (10) χρόνια με περιορισμένα δικαιώματα πρόσβασης και στη συνέχεια καταστρέφονται, σύμφωνα με τα οριζόμενα στον ΓΚΠΔ και τον ν. 4624/2019 (Α΄ 137).
5. Οι εποπτεύουσες αρχές αναλαμβάνουν την υποχρέωση να μεταφέρουν τα δεδομένα στο διακριτό τμήμα του μητρώου σύμφωνα με την παρ. 4 καθώς και να τα καταστρέφουν μετά τον υποχρεωτικό χρόνο τήρησής τους.
Άρθρο 11
Μεταβατικές διατάξεις - Προθεσμίες εγγραφής ή καταχώρισης στοιχείων
1. Τα Σωματεία που συνιστώνται από την 1η Απριλίου 2026 και εφεξής υποχρεούνται να προβούν στη διαδικασία του άρθρου 5 μέσα σε δύο (2) μήνες από τη σύστασή τους.
2. Τα Σωματεία που έχουν συσταθεί πριν την 1η Απριλίου 2026 υποχρεούνται να προβούν στις διαδικασίες των άρθρων 5 και 6 μέσα σε τέσσερις (4) μήνες από την εκκίνηση της παραγωγικής λειτουργίας του μητρώου.
Άρθρο 12
Έναρξη ισχύος
1. Η παρούσα απόφαση ισχύει από τη δημοσίευσή της στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.
2. Η παραγωγική λειτουργία του ειδικού ηλεκτρονικού μητρώου εκκινεί την 1η Απριλίου 2026.
H απόφαση αυτή να δημοσιευθεί στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.