Αθήνα 11/12/2023
Αρ. πρωτ.: 47312
ΘΕΜΑ: Εξειδίκευση της διαδικασίας υποβολής, παραλαβής και παρακολούθησης της αναφοράς σε φορείς του δημόσιου και του ιδιωτικού τομέα κατά το άρθρο 10 του N . 4990/2022 (Α΄ 210) δυνάμει του εδαφίου α΄ της παρ. 4 του άρθρου 24 του ίδιου νόμου.
Άρθρο 1
Σκοπός
Σκοπός της παρούσας είναι η εξειδίκευση της διαδικασίας υποβολής, παραλαβής και παρακολούθησης της αναφοράς σε φορείς του δημόσιου και του ιδιωτικού τομέα κατά το άρθρο 10 του Ν. 4990/2022 (Α΄ 210).
Άρθρο 2
Υποβολή της εσωτερικής αναφοράς
Η εσωτερική αναφορά μπορεί να υποβάλλεται επώνυμα ή ανώνυμα, γραπτώς ή προφορικώς ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας, η οποία λειτουργεί στον διαδικτυακό τόπο του δημόσιου ή του ιδιωτικού φορέα.
Ειδικότερα:
1. Η έγγραφη αναφορά υποβάλλεται αυτοπροσώπως ή ταχυδρομικά στην έδρα του φορέα σε φάκελο που φέρει την ένδειξη «Υπόψη Υ.Π.Π.Α.» ή «Αναφορά του Ν. 4990/2022» ή άλλη ένδειξη που να υποδηλώνει, ότι η αναφορά εμπίπτει στις διατάξεις του ν. 4990/2022.
Η έγγραφη αναφορά υποβάλλεται και με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email) στην ηλεκτρονική διεύθυνση του Υπεύθυνου Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.).
2. Η προφορική αναφορά υποβάλλεται με έναν από τους ακόλουθους τρόπους:
α) Μέσω τηλεφώνου με καταγραφή συνομιλίας, εφόσον ο αναφέρων έχει νομίμως συγκατατεθεί.
Το περιεχόμενο της αναφοράς που υποβάλλεται τηλεφωνικά τεκμηριώνεται είτε με καταγραφή της συνομιλίας σε σταθερή και ανακτήσιμη μορφή είτε με πλήρη και ακριβή μεταγραφή της συνομιλίας σε πρακτικό το οποίο συντάσσεται από τον Υ.Π.Π.Α. παρέχοντας στον αναφέροντα τη δυνατότητα να επαληθεύσει, να διορθώσει και να συμφωνήσει με την οριστική μεταγραφή της συνομιλίας υπογράφοντας το σχετικό πρακτικό.
β) Μέσω συστήματος φωνητικών μηνυμάτων, εφόσον είναι διαθέσιμο στον φορέα, με καταγραφή συνομιλίας, εφόσον ο αναφέρων έχει νομίμως συγκατατεθεί.
Το περιεχόμενο της αναφοράς που υποβάλλεται μέσω συστήματος φωνητικών μηνυμάτων τεκμηριώνεται είτε με καταγραφή του φωνητικού μηνύματος σε σταθερή και ανακτήσιμη μορφή είτε με πλήρη και ακριβή μεταγραφή του φωνητικού μηνύματος σε πρακτικό, το οποίο συντάσσεται από τον Υ.Π.Π.Α., παρέχοντας στον αναφέροντα τη δυνατότητα να επαληθεύσει, να διορθώσει και να συμφωνήσει με την οριστική μεταγραφή του φωνητικού μηνύματος υπογράφοντας το σχετικό πρακτικό.
Σε περίπτωση προφορικής αναφοράς, κατά την οποία δεν λαμβάνει χώρα καταγραφή της συνομιλίας, το περιεχόμενο της αναφοράς τεκμηριώνεται με τη μορφή επακριβούς πρακτικού, το οποίο συντάσσεται από τον Υ.Π.Π.Α., παρέχοντας στον αναφέροντα τη δυνατότητα να το επαληθεύσει, να το διορθώσει και να συμφωνήσει με αυτό υπογράφοντάς το.
γ) μέσω προσωπικής συνάντησης του αναφέροντος με τον Υ.Π.Π.Α., η οποία διενεργείται εντός εύλογου χρονικού διαστήματος από την ημερομηνία του σχετικού αιτήματος του αναφέροντος, το οποίο μπορεί να υποβάλλεται γραπτώς ή προφορικώς ή μέσω μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email) στον Υ.Π.Π.Α.
Στην περίπτωση αυτή, ο Υ.Π.Π.Α. τηρεί πλήρη και επακριβή πρακτικά της συνάντησης σε σταθερή και ανακτήσιμη μορφή είτε με καταγραφή της συνομιλίας, εφόσον ο αναφέρων έχει νομίμως συγκατατεθεί, είτε εγγράφως, τα οποία ο αναφέρων δύναται να τα επαληθεύσει, να τα διορθώσει, να συμφωνήσει με αυτά υπογράφοντάς τα.
3. Η αναφορά μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας υποβάλλεται διαδικτυακά σε ειδικά διαμορφωμένη ηλεκτρονική πλατφόρμα, η οποία εγκαθίσταται σε εμφανές σημείο στον ιστότοπο του φορέα, με σαφείς οδηγίες για την υποβολή της. Η ηλεκτρονική πλατφόρμα είναι προσβάσιμη και σε άτομα με αναπηρίες και είναι διαθέσιμη στην ελληνική και στην αγγλική γλώσσα.
4. Ο Υ.Π.Π.Α. διευκολύνει τον αναφέροντα στην υποβολή της αναφοράς του παρέχοντάς του, εφόσον του ζητηθεί, κάθε αναγκαία πληροφόρηση για τα δικαιώματά του και την προβλεπόμενη διαδικασία διαχείρισης των αναφορών.
Άρθρο 3
Παραλαβή της αναφοράς
1. Ο Υ.Π.Π.Α. παραλαμβάνει αναφορές που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του άρθρου 4 του Ν. 4990/2022 .
2. Η βεβαίωση παραλαβής της αναφοράς προς τον αναφέροντα λαμβάνει χώρα εντός επτά (7) εργάσιμων ημερών από την παραλαβή και ανεξάρτητα από τον τρόπο υποβολής της.
Η ενημέρωση του αναφέροντος για την παραλαβή της αναφοράς μπορεί να γίνεται με κάθε πρόσφορο μέσο, αρκεί αυτή να αποδεικνύεται τηρουμένων πάντα των απαιτήσεων εμπιστευτικότητας και προστασίας των προσωπικών δεδομένων του Κεφαλαίου ΣΤ΄ του Ν. 4990/2022.
Ο Υ.Π.Π.Α. δεν υποχρεούται στην ενημέρωση παραλαβής της αναφοράς της περ. γ΄ της παρ. 2 του άρθρου 10 του Ν. 4990/2022 , όπου ελλείψει απαραίτητων στοιχείων επικοινωνίας του αναφέροντα η ενημέρωση αυτή καθίσταται αδύνατη.
3. Όταν υπάρχει προφορική αναφορά, όπως περιγράφεται στην παρ. 2 του άρθρου 2 της παρούσας, το πρακτικό που συντάσσει ο Υ.Π.Π.Α., εφόσον υπογραφεί από τον αναφέροντα επέχει θέση ενημέρωσης παραλαβής της αναφοράς της περ. γ΄ της παρ. 2 του άρθρου 10 του Ν. 4990/2022.
Σε περίπτωση άρνησης του αναφέροντος να υπογράψει το πρακτικό, γίνεται σχετική μνεία από τον συντάκτη του.
4. Με την παραλαβή της αναφοράς, ανεξαρτήτως του τρόπου υποβολής της, ο Υ.Π.Π.Α. διασφαλίζει την εμπιστευτικότητα και την προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα του αναφέροντος καθώς και κάθε τρίτου που κατονομάζεται στην αναφορά εμποδίζοντας την πρόσβαση σε αυτή από μη εξουσιοδοτημένα πρόσωπα, σύμφωνα με τις διατάξεις του Κεφαλαίου ΣΤ΄ του ν. 4990/2022.
5. Στην περίπτωση των φορέων του δημοσίου τομέα της παρ. 13 του άρθρου 3 του Ν. 4990/2022 , η αναφορά, ανεξαρτήτως του τρόπου με τον οποίο υποβάλλεται, διαβαθμίζεται ως «Εμπιστευτική» και λαμβάνει αριθμό πρωτοκόλλου, ο οποίος καταχωρίζεται σε ειδικό βιβλίο πρωτοκόλλου, το οποίο τηρεί ο Υ.Π.Π.Α. σε έντυπη ή ψηφιακή μορφή, σύμφωνα με τις διατάξεις του Κεφαλαίου ΣΤ΄ του ν. 4990/2022.
6. Στην περίπτωση των φορέων του ιδιωτικού τομέα της παρ. 14 του άρθρου 3 του Ν. 4990/2022 , η αναφορά, ανεξαρτήτως του τρόπου με τον οποίο υποβάλλεται, καταχωρίζεται σε ειδικό αρχείο που τηρεί ο Υ.Π.Π.Α. σε έντυπη ή ψηφιακή μορφή, σύμφωνα με τον εσωτερικό κανονισμό του φορέα του και τις διατάξεις του Κεφαλαίου ΣΤ΄ του ν. 4990/2022.
7. Σε περίπτωση που η παραλαβή της αναφοράς γίνει από αναρμόδιο πρόσωπο, αυτό υποχρεούται να τη διαβιβάσει αμελλητί στον Υ.Π.Π.Α. του φορέα, χωρίς καμία τροποποίηση του περιεχομένου της ή αποκάλυψη πληροφοριών που μπορεί να οδηγήσουν σε ταυτοποίηση του αναφέροντος ή κάθε τρίτου που κατονομάζεται στην αναφορά, τηρουμένων των διατάξεων του Κεφαλαίου ΣΤ΄ του ν. 4990/2022.
Άρθρο 4
Διαχείριση της αναφοράς
1. Με την παραλαβή της αναφοράς, ο Υ.Π.Π.Α. προβαίνει σε μία από τις κάτωθι ενέργειες:
α) διαβιβάζει την αναφορά προς διερεύνηση ψευδωνυμοποιημένη και σύμφωνα με τις διατάξεις του Κεφαλαίου ΣΤ΄ του ν. 4990/2022 περί εμπιστευτικότητας και προστασίας προσωπικών δεδομένων:
αα) στα αρμόδια όργανα του φορέα του ενημερώνοντας σχετικά το ειδικό βιβλίο πρωτοκόλλου ή το ειδικό αρχείο που τηρεί, σύμφωνα με τις παρ. 5 και 6 του άρθρου 3 της παρούσας για τον δημόσιο και τον ιδιωτικό τομέα αντίστοιχα,
αβ) στους αρμόδιους κατά περίπτωση φορείς ενημερώνοντας σχετικά το ειδικό βιβλίο πρωτοκόλλου ή το ειδικό αρχείο που τηρεί, σύμφωνα με τις παρ. 5 και 6 του άρθρου 3 για τον δημόσιο και τον ιδιωτικό τομέα αντίστοιχα.
Ενδεικτικά, τέτοιοι φορείς είναι ο Εισαγγελέας Οικονομικού Εγκλήματος και γενικότερα οι Εισαγγελικές Αρχές, η Εθνική Αρχή Διαφάνειας, η Επιτροπή Ανταγωνισμού, η Τράπεζα της Ελλάδος, η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, η Ενιαία Αρχή Δημοσίων Συμβάσεων, η Ελληνική Επιτροπή Ατομικής Ενέργειας, ο Ενιαίος Φορέας Ελέγχου Τροφίμων, ο Συνήγορος του Καταναλωτή, η Εθνική Αρχή Κυβερνοασφάλειας, η Αρχή Καταπολέμησης της Νομιμοποίησης Εσόδων από Εγκληματικές Δραστηριότητες και της Χρηματοδότησης της Τρομοκρατίας και Ελέγχου των
Δηλώσεων Περιουσιακής Κατάστασης, η Ανεξάρτητη Αρχή Δημοσίων Εσόδων και η Γενική Διεύθυνση Δίωξης Οικονομικού Εγκλήματος.
β) αρχειοθετεί την αναφορά με απόφαση που κοινοποιείται στον αναφέροντα, εφόσον αυτό είναι εφικτό, όταν:
βα) Η αναφορά είναι εμφανώς παράλογη, αόριστη, ακατάληπτη ή επαναλαμβάνεται κατά τρόπο καταχρηστικό, όπως σε περίπτωση επανυποβολής του ίδιου περιεχομένου χωρίς την προσκόμιση νέων στοιχείων.
ββ) Το περιεχόμενο της αναφοράς δεν εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του άρθρου 4 του ν. 4990/2022 .
Αν η ανωτέρω αναφορά περιλαμβάνει εντούτοις πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις για τις οποίες αρμοδιότητα έχει άλλο όργανο του φορέα ή/και άλλος δημόσιος φορέας, ο Υ.Π.Π.Α. υποχρεούται βάσει του άρθρου 4 του ΚΔΔ να τη διαβιβάσει στο αρμόδιο όργανο.
Στην περίπτωση αυτή δεν υφίσταται πλέον η υποχρέωση παρακολούθησης της αναφοράς της περ. στ΄ της παρ. 2 του άρθρου 10 του Ν. 4990/2022 .
βγ) Δεν συντρέχουν σοβαρές ενδείξεις για παραβιάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του άρθρου 4 του Ν. 4990/2022.
Σε περίπτωση προσκόμισης νέων στοιχείων για αναφορά που έχει ήδη αρχειοθετηθεί, ο Υ.Π.Π.Α. ανασύρει την αρχειοθετηθείσα αναφορά και προβαίνει στις ενέργειες είτε της περ. α΄ είτε της περ. β΄ της παρούσας.
2. Σε περίπτωση που από τα προσκομιζόμενα στοιχεία ο Υ.Π.Π.Α. διαπιστώσει ενδείξεις τέλεσης αξιόποινης πράξης που διώκεται αυτεπαγγέλτως, οφείλει να διαβιβάσει αμελλητί αντίγραφο της αναφοράς στον κατά τόπο αρμόδιο Εισαγγελέα ενημερώνοντας τον αναφέροντα.
Εφόσον η παραβίαση εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του ν. 4990/2022, η διαβίβαση γίνεται σύμφωνα με τις διατάξεις του Κεφαλαίου ΣΤ΄ του ν. 4990/2022 σχετικά με την εμπιστευτικότητα και την προστασία των προσωπικών δεδομένων και παράλληλα υφίσταται η υποχρέωση παρακολούθησης της αναφοράς της περ. στ΄ της παρ. 2 του άρθρου 10.
Εφόσον η παραβίαση δεν εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του ν. 4990/2022, αντίγραφο της αναφοράς διαβιβάζεται χωρίς να υφίσταται πλέον η υποχρέωση παρακολούθησης της περ. στ΄ της παρ. 2 του άρθρου 10.
3. Στην περίπτωση που ο Υ.Π.Π.Α. παραλάβει αναφορά, στην οποία διατυπώνονται αιτιάσεις κατά του ίδιου ή κατά οργάνου που είναι αρμόδιο για τη διερεύνηση αναφορών εντός του φορέα, τότε περιορίζεται στην καταχώρισή της στο ειδικό βιβλίο πρωτοκόλλου ή στο σχετικό αρχείο που τηρεί σύμφωνα με τις παρ. 5 και 6 του άρθρου 3 για τον δημόσιο και τον ιδιωτικό τομέα αντίστοιχα, και στη διαβίβασή της στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας ως εξωτερικό δίαυλο αναφορών, ενημερώοντας τον αναφέροντα.
4. Αναφορές, πρακτικά και πρακτικά μεταγραφής προφορικής αναφοράς αποθηκεύονται για εύλογο και αναγκαίο χρονικό διάστημα, προκειμένου να είναι ανακτήσιμα και να τηρηθούν οι απαιτήσεις που επιβάλλονται από τον ν. 4990/2022, το ενωσιακό ή εθνικό δίκαιο και πάντως μέχρι την ολοκλήρωση κάθε έρευνας ή δικαστικής διαδικασίας που έχει εκκινήσει ως συνέπεια της αναφοράς.
Άρθρο 5
Παρακολούθηση της αναφοράς
1. Ο Υ.Π.Π.Α. διατηρεί επικοινωνία με τον αναφέροντα και, εφόσον απαιτείται και είναι εφικτό, ζητά περαιτέρω πληροφορίες ή/και στοιχεία από αυτόν.
2. Ο Υ.Π.Π.Α. παρακολουθεί την υπόθεση της αναφοράς επικοινωνώντας με το αρμόδιο όργανο του φορέα το οποίο έχει επιληφθεί της αναφοράς ή με τους αρμόδιους κατά περίπτωση φορείς προς τους οποίους έχει διαβιβαστεί η αναφορά σύμφωνα με τις διατάξεις του Κεφαλαίου ΣΤ΄ του ν. 4990/2022.
3. Το αρμόδιο όργανο του φορέα ή ο αρμόδιος φορέας που έχει επιληφθεί της αναφοράς ενημερώνει έγκαιρα τον Υ.Π.Π.Α. για τις ενέργειες που αναλαμβάνονται, προκειμένου ο τελευταίος να ενημερώσει τον αναφέροντα μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα, το οποίο δεν υπερβαίνει τους τρεις (3) μήνες από τη βεβαίωση παραλαβής ή αν δεν έχει αποσταλεί βεβαίωση στον αναφέροντα, τους τρεις (3) μήνες από το πέρας των επτά (7) εργάσιμων ημερών από την υποβολή της αναφοράς.
Στην περίπτωση που δεν έχει αποσταλεί βεβαίωση στον αναφέροντα η ενημέρωση του προηγούμενου εδαφίου γίνεται με πρωτοβουλία του αναφέροντος και με επίκληση του σχετικού αριθμού πρωτοκόλλου των παρ. 5 και 6 του άρθρου 3 ή παραπομπή στο περιεχόμενο της αναφοράς.
Άρθρο 6
Έναρξη ισχύος
Οι διατάξεις της παρούσας ισχύουν από την ημερομηνία δημοσίευσής της στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.
Η απόφαση αυτή να δημοσιευθεί στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.